Anleitungen und Tutorials schreiben: Aufbau, Stil und Screenshots

Eine gute Anleitung spart Rückfragen, Zeit und Nerven, im Team, bei Kunden und in der Familie. Entscheidend sind Aufbau und klare Sprache.

Hier lernst du, wie du Anleitungen aufbaust, schreibst und aktuell hältst.

Was eine gute Anleitung ausmacht

Eine gute Anleitung bringt Leser mit möglichst wenig Aufwand ans Ziel. Sie sagt zu Beginn, was am Ende erreicht ist, was vorher nötig ist und wie lange es dauert. Dann folgen kurze, nummerierte Schritte, in denen jeweils eine Handlung steht. Bilder und Hinweise stehen dort, wo sie gebraucht werden. Wer so schreibt, spart Rückfragen im Team, bei Kunden und in der Familie. Das gilt für Firmenabläufe ebenso wie für die Einrichtung eines Geräts für die Großeltern.

• Dieser Beitrag zeigt Aufbau, Schreibstil, Screenshots und Videos, Werkzeuge und Pflege von Anleitungen, dazu typische Fehler, an denen Anleitungen scheitern.

Wenn du eine Anleitung planst, dann kläre Ziel und Zielgruppe. Wenn der Kreis groß ist, dann erkläre mehr.

Der Aufbau, der funktioniert

Beginne mit Titel, Ziel und Voraussetzungen. Dann folgen die Schritte in der Reihenfolge, in der sie wirklich ausgeführt werden. Pro Schritt gibt es eine Handlung, nicht drei. Schreibe aktiv und im Imperativ: "Klicke auf Speichern" statt "Es sollte gespeichert werden". Nenne Bezeichnungen genau so, wie sie auf dem Bildschirm stehen. Schließe mit einer Kontrolle, woran man den Erfolg erkennt, und einem Abschnitt für typische Probleme. Lange Anleitungen teilst du in Abschnitte mit Zwischenüberschriften.

• Ziel zuerst
• Eine Handlung pro Schritt
• Bezeichnungen exakt
• Kontrolle am Ende

Wenn ein Ablauf viele Klicks hat, dann nutze ein Video. Wenn er kurz ist, dann genügen Screenshots.

Schreibstil: klar, kurz, eindeutig

Verwende einfache Wörter und kurze Sätze, die ein Anfänger versteht. Erkläre Fachbegriffe beim ersten Auftauchen. Vermeide Wörter wie "einfach" oder "nur", denn sie entmutigen, wenn es nicht klappt. Schreibe Warnungen vor dem Schritt, den sie betreffen, nicht danach. Nutze einheitliche Begriffe: Wenn du "Fenster" schreibst, bleibe dabei. Lass die Anleitung von jemandem testen, der das Thema nicht kennt, und beobachte, wo er stockt.

• Kurze Sätze
• Fachwörter erklären
• Warnungen vor dem Schritt
• Von Anfängern testen lassen

Wenn Leser hängen bleiben, dann ergänze den fehlenden Schritt. Wenn es häufig passiert, dann baue eine Fehlerhilfe ein.

Screenshots und Videos einsetzen

Ein Bild ersetzt oft drei Sätze, wenn es den relevanten Ausschnitt zeigt. Markiere die Stelle mit einem Rahmen oder Pfeil und schneide Unwichtiges ab. Wie du Aufnahmen erstellst, zeigt Screenshot und Bildschirmaufnahme in Windows 11: Alle Wege. Für Abläufe mit vielen Klicks lohnt sich ein kurzes Video, das du mit OBS Studio für Einsteiger: Aufnahme einrichten und Encoder wählen aufnehmen kannst. Entferne persönliche Daten aus Bildern, bevor du sie weitergibst.

• Ausschnitt statt ganzer Bildschirm
• Markierungen setzen
• Kurzes Video für lange Abläufe
• Daten schwärzen

Wenn sich Software ändert, dann prüfe die Anleitung. Wenn du das vergisst, dann trage ein Prüfdatum ein.

Werkzeuge und Ablage

Für Anleitungen genügt ein Textverarbeitungsprogramm, ein Wiki oder eine Notiz-App. Wichtig ist ein Ort, an dem alle sie finden, und ein Namensschema. Wie du Notizen vergleichst, zeigt Notiz-Apps im Vergleich: OneNote, Obsidian, Notion und Papier. Sehr nützlich sind einheitliche Vorlagen, damit jede Anleitung gleich aufgebaut ist. Für Weitergabe eignet sich ein PDF, für Zusammenarbeit ein gemeinsames Dokument. Notiere Version und Datum, damit Leser wissen, wie aktuell der Stand ist.

• Gemeinsamer Ort
• Einheitliche Vorlage
• PDF zur Weitergabe
• Version und Datum

Wenn du extern weitergibst, dann nutze PDF. Wenn mehrere mitarbeiten, dann nutze ein gemeinsames Dokument.

Zielgruppe klären

Eine Anleitung für Technikprofis sieht anders aus als eine für Einsteiger. Lege fest, was die Leser schon wissen, und schreibe darauf abgestimmt. Im Zweifel erkläre mehr.

• Vorwissen einschätzen
• Sprache anpassen
• Beispiele wählen
• Im Zweifel erklären

Erst selbst durchführen

Gehe alle Schritte selbst durch und notiere sie dabei, nicht aus dem Gedächtnis. So fallen Lücken auf, etwa vergessene Zwischenschritte oder geänderte Menüs.

• Schritte live notieren
• Lücken finden
• Menünamen prüfen
• Zeit messen

Nummerierung und Gliederung

Nutze nummerierte Listen für Abläufe und Aufzählungen für Optionen. Halte Abschnitte kurz und gib ihnen aussagekräftige Überschriften, damit man schnell springen kann.

• Nummerierte Schritte
• Aussagekräftige Überschriften
• Abschnitte kurz halten
• Inhaltsverzeichnis bei Länge

Hinweise, Tipps und Warnungen

Hebe Warnungen sichtbar hervor, etwa vor Datenverlust. Tipps dürfen kürzer sein. Zu viele Hinweise verwässern den Effekt, deshalb nur das Wesentliche markieren.

• Warnungen hervorheben
• Tipps kurz halten
• Nicht übertreiben
• Konsequent formatieren

Barrierefrei schreiben

Beschreibe Bilder mit Alternativtext, nutze ausreichend Kontrast und große Schrift. Tastenkürzel nennst du zusätzlich zur Mausbedienung. So profitieren alle Leser.

• Alternativtext
• Kontrast beachten
• Tastenkürzel nennen
• Klare Struktur

Weitergeben als PDF

Für Kunden und externe Leser ist ein PDF praktisch. Wie du es erstellst, zeigt Als PDF speichern unter Windows 11. Prüfe Links und Seitenumbrüche vor der Weitergabe.

• PDF erstellen
• Links prüfen
• Umbrüche kontrollieren
• Dateiname klar

Anleitungen aktuell halten

Software und Geräte ändern sich. Trage ein Prüfdatum ein, lege Verantwortliche fest und überarbeite Anleitungen nach Updates. Veraltete Anleitungen sind schlimmer als keine.

• Prüfdatum eintragen
• Verantwortliche festlegen
• Nach Updates prüfen
• Altes archivieren

Rückmeldungen sammeln

Frage Leser, wo sie hängen geblieben sind, und ergänze die Anleitung. Häufige Rückfragen zeigen, welche Schritte fehlen. Ein kurzer Feedback-Weg genügt.

• Rückfragen auswerten
• Schritte ergänzen
• Kurzer Feedback-Weg
• Änderungen vermerken

Häufige Fragen einbauen

Am Ende hilft ein kurzer Abschnitt mit Fragen, die immer wieder auftauchen. So bleibt der Hauptteil schlank und Spezialfälle sind trotzdem abgedeckt.

• Fragen sammeln
• Antworten kurz
• Nach Häufigkeit sortieren
• Links zu Details

Anleitungen im Team teilen

Lege einen gemeinsamen Ordner an und ein Schema, damit jeder Anleitungen findet und ergänzen kann. Beachte, dass keine Passwörter im Klartext stehen, siehe Technik für Selbstständige: Ausstattung, Backup, Zugänge.

• Gemeinsamer Ordner
• Schema festlegen
• Keine Passwörter
• Rechte klären

Was die Anleitung nicht leistet

• Eine Anleitung ersetzt keine Schulung bei komplexen Themen.
• Sie veraltet, wenn niemand sie pflegt.
• Dieser Beitrag nennt keine Produkte.
• Menüs unterscheiden sich je nach Programmversion.

Wenn es nicht klappt: typische Stolperfallen

Leser überspringen Schritte

Das siehst du: Nutzer melden Fehler, weil sie einen Zwischenschritt nicht ausgeführt haben.

Mögliche Ursache: Mehrere Handlungen stehen in einem Schritt oder die Reihenfolge ist unklar.

So löst du es: Teile Schritte so, dass jeder genau eine Handlung enthält, nummeriere durchgehend, ergänze Zwischenschritte, die du selbst für selbstverständlich hältst, und teste die Anleitung mit einer unbeteiligten Person.

Screenshots passen nicht mehr

Das siehst du: Das Bild zeigt andere Menüs als der Bildschirm des Lesers.

Mögliche Ursache: Die Software wurde aktualisiert oder die Sprache ist anders eingestellt.

So löst du es: Aktualisiere die Bilder nach Updates, nenne die Programmversion in der Anleitung, ergänze die Menünamen zusätzlich als Text und prüfe Abbildungen bei jeder Überarbeitung auf Aktualität.

Die Anleitung ist zu lang

Das siehst du: Leser brechen ab oder fragen trotz Anleitung nach.

Mögliche Ursache: Zu viele Informationen stehen im Hauptteil und Spezialfälle stören den Ablauf.

So löst du es: Kürze auf den Hauptweg, lagere Sonderfälle in einen Abschnitt am Ende aus, teile sehr lange Abläufe in mehrere Anleitungen und nutze Zwischenüberschriften zur Orientierung.

Begriffe sind uneinheitlich

Das siehst du: Mal steht Fenster, mal Dialog, mal Maske, und Leser verstehen es nicht.

Mögliche Ursache: Verschiedene Autoren schreiben ohne gemeinsame Begriffsliste und ohne einheitliche Vorlage.

So löst du es: Lege eine kurze Begriffsliste fest, nutze Bezeichnungen wie auf dem Bildschirm, ersetze Abweichungen beim Gegenlesen und verwende eine Vorlage, damit der Stil in allen Anleitungen gleich bleibt.

Niemand findet die Anleitung

Das siehst du: Fragen kommen immer wieder, obwohl es eine Anleitung gibt.

Mögliche Ursache: Sie liegt an einem unübersichtlichen Ort oder hat einen unklaren Namen.

So löst du es: Lege alle Anleitungen an einem zentralen Ort ab, benenne sie nach der Aufgabe, ergänze eine Übersichtsseite mit Links und weise im Team regelmäßig darauf hin.

Häufige Fragen

Wie lang soll eine Anleitung sein?

So kurz wie möglich, so lang wie nötig. Lange Abläufe teilst du auf.

Brauche ich Screenshots?

Bei Menüs und Dialogen ja, sie ersparen viel Text.

Video oder Text?

Text für Nachschlagen, Video für lange Klickfolgen. Oft hilft beides.

Wie oft aktualisiere ich?

Nach jedem Update der Software und mindestens einmal im Jahr prüfen.

Welches Programm eignet sich?

Jedes, das alle erreichen: Textverarbeitung, Wiki oder Notiz-App.