Barcode-Scanner kaufen und einrichten: EAN, QR-Code und Excel

Wer regelmäßig Nummern abtippt, macht Fehler. Ein Barcode-Scanner liest sie in einer Sekunde und trägt sie direkt in dein Programm ein.

Hier erfährst du, welche Scanner es gibt, wie du sie einrichtest und wie du sie sinnvoll in Excel und Inventuren nutzt.

Wie ein Barcode-Scanner arbeitet

Ein Barcode-Scanner liest die Striche oder Muster auf Produkten und wandelt sie in Text um. Die meisten Geräte melden sich am PC als Tastatur an. Das bedeutet: Der Scanner tippt die gelesene Nummer in das Feld, in dem der Cursor gerade steht, und schickt meist eine Eingabetaste hinterher. Dadurch funktioniert er ohne Treiber in Excel, im Browser, in der Warenwirtschaft oder in jedem anderen Programm. Für Haushalt, Verein, Werkstatt oder kleinen Handel ist er ein günstiges Werkzeug, das Tippfehler beim Erfassen von Artikelnummern vermeidet.

• Dieser Beitrag erklärt die Gerätetypen, die wichtigsten Codearten, die Einrichtung am PC und wie du Scans in Excel nutzt.

Wenn du nur Artikelnummern liest, dann reicht ein einfacher Scanner. Wenn QR-Codes dazukommen, dann wähle einen 2D-Imager.

Welche Codes es gibt

Auf Handelsware findest du meist den EAN-13 mit 13 Ziffern, der weltweit zur Produktkennzeichnung dient. Kleinere Produkte tragen den EAN-8. Für interne Zwecke wird oft Code 128 verwendet, der Buchstaben und Zahlen enthält und sich selbst erstellen lässt. QR-Codes zählen zu den zweidimensionalen Codes und fassen mehr Daten, wie Sie in QR-Code erstellen und sicher scannen beschrieben sind. Prüfe vor dem Kauf, ob dein Scanner die Codes liest, die du brauchst.

• EAN-13 für Handelsware
• Code 128 für eigene Etiketten
• QR-Codes brauchen einen 2D-Scanner
• Technische Daten prüfen

Wenn du am festen Platz arbeitest, dann nimm USB. Wenn du dich bewegst, dann ist ein Funkgerät besser.

Worauf du beim Kauf achtest

Entscheidend sind der Codetyp, die Anbindung und die Robustheit. Für den Schreibtisch genügt ein USB-Gerät. Im Lager oder Verein ist ein Funkgerät mit Ladestation bequemer. Ein 2D-Imager liest zusätzlich QR-Codes und Codes von Handydisplays, ein Laser nur Striche. Achte auf Schutz gegen Stürze, auf die Länge des Kabels und darauf, ob ein Ständer dabei ist. Bei Funkgeräten prüfst du Reichweite und Akkulaufzeit.

• Codearten abgleichen
• USB oder Funk
• Robustheit prüfen
• Ständer und Zubehör

Wenn Zeichen vertauscht erscheinen, dann stimmt das Layout nicht. Wenn der Scanner das erlaubt, dann stelle es auf Deutsch.

Einrichten am PC

Stecke den Scanner an einen USB-Anschluss. Windows erkennt ihn als Tastatur, ein Treiber ist nicht nötig. Öffne ein Textfeld und scanne einen Code. Erscheint die Nummer, funktioniert die Verbindung. Bei Funkgeräten koppelst du den Empfänger oder verbindest per Bluetooth, wie es in der Anleitung steht. Bluetooth-Geräte kennst du aus Kabellose Ohrhörer kaufen, das Prinzip ist vergleichbar.

• USB anstecken
• In Textfeld testen
• Funk koppeln
• Akku laden

Wenn Excel Zahlen verstümmelt, dann formatiere die Spalte als Text. Wenn Nullen fehlen, dann führe die Nummer als Text.

Scanner konfigurieren

Viele Scanner lassen sich mit Codes aus dem Handbuch programmieren. Du scannst einen Konfigurationscode und stellst damit die Eingabetaste, das Tastaturlayout oder ein Präfix ein. Wenn Zeichen vertauscht erscheinen, etwa Z und Y, stimmt das Layout nicht. Stelle es auf Deutsch um oder passe die Windows-Tastatur an, wie in Tastaturlayout und Eingabesprache beschrieben.

• Handbuch-Codes nutzen
• Layout auf Deutsch
• Eingabetaste anpassen
• Präfix nur bei Bedarf

Wenn du eigene Etiketten druckst, dann prüfe jeden Code mit dem Scanner. Wenn er nicht liest, dann erhöhe Kontrast und Größe.

Mit Excel nutzen

Setze den Cursor in die Zelle und scanne. Mit der Eingabetaste springt Excel in die nächste Zeile. Ein Beispiel für eine Bestandsliste ist schnell gebaut, mit Excel als Tabelle bleibt sie übersichtlich. Prüfe, dass lange Nummern als Text formatiert sind, sonst rechnet Excel mit wissenschaftlicher Schreibweise.

• Zelle auswählen
• Eingabetaste nutzen
• Text statt Zahl
• Doppelte prüfen

Inventur im Haushalt und Verein

Wer Geräte, Kabel oder Material erfassen will, vergibt eigene Codes und klebt sie auf. Die Vorlage für Inventuren steht in Technik-Inventur zum Jahresanfang. Für Vereine lohnt eine feste Struktur, wie in Technik im Verein und Ehrenamt.

• Eigene Codes vergeben
• Etiketten kleben
• Struktur festlegen
• Standort erfassen

Eigene Etiketten drucken

Code-128-Etiketten lassen sich mit Schriftarten, Zusatzprogrammen oder Webdiensten erzeugen. Für den Druck helfen die Hinweise aus Etiketten und Visitenkarten in Word. Teste jeden neuen Code mit dem Scanner.

• Kontrast beachten
• Größe nicht verzerren
• Ruhezone lassen
• Probe scannen

Handy statt Scanner

Für gelegentliche Nutzung reicht die Kamera-App oder eine Scanner-App. Sie liest EAN und QR-Codes. Für Serienerfassung ist ein echtes Gerät schneller und zuverlässiger. Beachte beim Scannen von QR-Codes die Sicherheit.

• Kamera nutzen
• App prüfen
• Serien mit Gerät
• Sicherheit beachten

Kleiner Handel und Verkauf

Wer selbst verkauft, braucht eindeutige Artikelnummern. Lege eine Liste mit Nummer, Name, Bestand und Lagerort an und erfasse Zu- und Abgänge per Scan. So findest du Fehlbestände früh.

• Eindeutige Nummern
• Bestand pflegen
• Zu- und Abgang buchen
• Fehlbestand prüfen

Pflege und Haltbarkeit

Reinige das Scanfenster mit einem weichen Tuch, halte Kabel frei von Knicken und lade Funkgeräte regelmäßig. Ein verschmutztes Fenster führt zu Fehllesungen.

• Fenster reinigen
• Kabel schonen
• Akku laden
• Staub vermeiden

Daten im Blick

Gescannte Listen enthalten oft Geschäftsdaten. Speichere sie geschützt und sichere sie regelmäßig, wie in Backup-Strategie für den PC beschrieben.

• Dateien sichern
• Zugriff begrenzen
• Passwort setzen
• Cloud mit Bedacht

Typische Qualitätsfragen

Schlechte Ausdrucke, zu kleine Codes und Spiegelungen verhindern das Lesen. Drucke Codes in ausreichender Größe, auf matter Fläche und mit hohem Kontrast.

• Matte Fläche
• Hoher Kontrast
• Ausreichende Größe
• Nicht spiegeln

Abläufe organisieren

Lege fest, wer scannt, wann und wo die Daten landen. Halte die Regeln schriftlich fest, damit sie auch bei Vertretung gelten.

• Zuständigkeit klären
• Zeitpunkt festlegen
• Ablageort bestimmen
• Kontrolle einplanen

Alternativen prüfen

Für sehr kleine Bestände genügt eine Tabelle ohne Scanner. Ab einigen hundert Positionen lohnt sich ein Scanner, ab größerem Handel eine Warenwirtschaft.

• Tabelle genügt oft
• Scanner ab Menge
• Warenwirtschaft später
• Aufwand abwägen

Was ein Barcode-Scanner nicht leistet

• Ein Scanner ersetzt keine Warenwirtschaft.
• Er prüft nicht, ob die gelesene Nummer richtig vergeben ist.
• Nicht jeder Code ist lesbar.
• Modelle unterscheiden sich in der Einstellung.

Wenn es nicht klappt: typische Stolperfallen

Der Scanner liest, aber nichts erscheint

Das siehst du: Der Scanner piept, doch im Textfeld bleibt es leer.

Mögliche Ursache: Der Cursor steht nicht im Feld, der Scanner ist nicht als Tastatur verbunden oder das Programm hat den Fokus verloren.

So löst du es: Klicke in das Zielfeld, prüfe im Geräte-Manager, ob der Scanner erkannt wird, teste in einem einfachen Texteditor und wechsle bei Bedarf den USB-Anschluss. Kontrolliere bei Funkgeräten Kopplung und Akku.

Zeichen sind vertauscht

Das siehst du: Statt einer Nummer mit Buchstaben erscheinen falsche Zeichen, etwa Y statt Z.

Mögliche Ursache: Das Tastaturlayout des Scanners passt nicht zur Windows-Einstellung.

So löst du es: Stelle den Scanner mit dem passenden Konfigurationscode auf deutsches Layout oder passe das Layout in Windows an und teste mit einem bekannten Code, der Buchstaben und Zahlen enthält.

Excel verändert die Nummer

Das siehst du: In Excel erscheinen Zahlen mit E+12 oder ohne führende Nullen.

Mögliche Ursache: Die Zelle ist als Zahl formatiert und kürzt oder wandelt lange Nummern.

So löst du es: Formatiere die Spalte vor dem Scannen als Text. Bestehende Daten wandelst du um, indem du die Nummern erneut einträgst oder importierst. Prüfe danach zwei Stichproben.

Der Code wird nicht gelesen

Das siehst du: Der Scanner piept nicht und der Code erscheint nicht.

Mögliche Ursache: Der Code ist zu klein, verschmutzt oder zu schwach gedruckt, oder der Scanner kann den Typ nicht lesen.

So löst du es: Prüfe den Codetyp im Handbuch, drucke den Code größer und kontrastreicher, reinige das Scanfenster, halte den Abstand ein und teste mit einem bekannten EAN-Code als Gegenprobe.

Der Scanner sendet doppelte Einträge

Das siehst du: Jede Nummer erscheint zweimal oder mit einem Zeilenumbruch zu viel.

Mögliche Ursache: Die Einstellung für Eingabetaste oder Suffix ist doppelt oder falsch gesetzt.

So löst du es: Setze den Scanner mit dem Konfigurationscode zurück, aktiviere nur einmal die Eingabetaste und teste im Texteditor, bevor du in der Tabelle arbeitest.

Häufige Fragen

Brauche ich einen Treiber?

Nein, die meisten Scanner funktionieren wie eine Tastatur.

Liest der Scanner auch QR-Codes?

Nur ein 2D-Imager, einfache Laser lesen nur Strichcodes.

Kann ich eigene Codes erstellen?

Ja, zum Beispiel Code 128, und mit einem Etikettendrucker oder Papier ausdrucken.

USB oder Funk?

USB am festen Platz, Funk bei Bewegung im Lager oder Verein.

Reicht mein Handy?

Für gelegentliche Scans ja, für Serien ist ein echter Scanner schneller.