Excel Text trennen und verbinden: Spalten, Formeln, Blitzvorschau

Die Funktionsnamen gelten für die deutsche Excel-Version, als Trennzeichen dient das Semikolon. TEXTTEILEN, TEXTVOR und TEXTNACH gibt es nur in Microsoft 365 und in Excel 2024. Für ältere Versionen zeigt der Artikel Alternativen.

Drei Wege: Assistent, Blitzvorschau, Formeln

Für fast jede Textaufgabe gibt es drei Lösungswege. Der Assistent „Text in Spalten“ trennt eine Spalte einmalig und überschreibt die Daten. Die Blitzvorschau erkennt ein Muster aus deinen Beispielen und füllt eine Spalte daneben, ohne Formel. Formeln sind dynamisch: Ändern sich die Ausgangsdaten, ändert sich das Ergebnis. Wähle nach der Frage, ob die Liste weiterlebt. Bei einer einmaligen Bereinigung genügt der Assistent, für laufende Importe sind Formeln besser.

Arbeite immer an einer Kopie der Daten oder in einer neuen Spalte. Das Rückgängigmachen klappt nach dem Schließen der Datei nicht mehr, und ein überschriebener Bestand ist schwer zu rekonstruieren.

Text in Spalten: Der Assistent

1. Markiere die Spalte mit den Daten. Lege vorher rechts daneben genug leere Spalten an, sonst überschreibt Excel vorhandene Inhalte.
2. Wähle „Daten“ und „Text in Spalten“.
3. Wähle „Getrennt“, wenn ein Zeichen die Teile trennt, oder „Feste Breite“, wenn jeder Teil gleich viele Stellen hat. Weiter.
4. Hake das Trennzeichen an: Leerzeichen, Komma, Semikolon, Tabstopp oder ein eigenes Zeichen. Die Vorschau unten zeigt das Ergebnis.
5. Im letzten Schritt kannst du für jede Spalte das Format festlegen. Wähle für Postleitzahlen und Telefonnummern „Text“, damit führende Nullen erhalten bleiben. Lege außerdem das Ziel fest, am besten eine freie Spalte rechts.

Bei Namen wie „Anna Maria Schmidt“ liefert das Leerzeichen als Trenner drei Spalten. Nachnamen mit Vorsilbe wie „von Berg“ landen dann in zwei Spalten. Für solche Fälle prüfst du das Ergebnis stichprobenartig und korrigierst von Hand.

Blitzvorschau: Muster erkennen lassen

Steht „Anna Schmidt“ in A2 und du tippst in B2 „Anna“, schlägt Excel beim Tippen von B3 oft die restlichen Zeilen vor. Bestätige mit Enter. Fehlt der Vorschlag, wähle „Daten“ und „Blitzvorschau“ oder drücke Strg+E, während die Zelle unter deinem Beispiel markiert ist. Die Blitzvorschau funktioniert für Teilen, Zusammenführen, Schreibweisen und das Ausschneiden von Zahlen aus Text.

Sie hat Grenzen. Das Ergebnis ist ein fester Wert, kein Formelergebnis, und ändert sich nicht mit. Außerdem rät Excel manchmal falsch, wenn die Beispiele nicht eindeutig sind. Gib bei uneinheitlichen Daten mehrere Beispiele vor und kontrolliere das Ergebnis.

Text verbinden mit & und TEXTVERKETTEN

Das kaufmännische Und verbindet Texte: =A2&" "&B2 setzt Vorname und Nachname mit einem Leerzeichen dazwischen zusammen. Das Leerzeichen steht in Anführungszeichen, weil es selbst ein Text ist. Für Zeilenumbrüche in einer Zelle nutzt du ZEICHEN(10), und die Zelle muss auf „Textumbruch“ stehen.

Bei vielen Teilen ist TEXTVERKETTEN bequemer: =TEXTVERKETTEN(", ";WAHR;A2:D2) verbindet alle Zellen von A2 bis D2 mit Komma und Leerzeichen. Der zweite Parameter WAHR lässt leere Zellen aus, sodass keine doppelten Trennzeichen entstehen. Die Funktion gibt es seit Excel 2019. Die ältere Funktion VERKETTEN verbindet nur einzelne Zellen, keinen Bereich.

TEXTTEILEN, TEXTVOR und TEXTNACH

In Microsoft 365 trennen drei Funktionen Text per Formel. =TEXTVOR(A2;" ") liefert alles vor dem ersten Leerzeichen, =TEXTNACH(A2;" ") alles danach. Ein dritter Parameter wählt das n-te Vorkommen, mit einer negativen Zahl zählst du von hinten: =TEXTNACH(A2;" ";-1) gibt das letzte Wort zurück und eignet sich damit für Nachnamen bei mehreren Vornamen.

=TEXTTEILEN(A2;" ") zerlegt den Text in mehrere Zellen auf einmal. Das Ergebnis läuft automatisch nach rechts, ein sogenannter Spill-Bereich. Die Zellen daneben müssen frei sein, sonst meldet Excel #ÜBERLAUF!. Mit einem zweiten Trennzeichen lassen sich auch Zeilen teilen, damit zerlegst du eine Liste in einer Zelle in Zeilen.

Fehlt das Trennzeichen in einer Zelle, geben TEXTVOR und TEXTNACH #NV zurück. Fang das mit WENNFEHLER ab: =WENNFEHLER(TEXTNACH(A2;" ");"").

Klassisch: LINKS, RECHTS, TEIL, FINDEN

In älteren Versionen kombinierst du mehrere Funktionen. =LINKS(A2;FINDEN(" ";A2)-1) liefert den Teil vor dem ersten Leerzeichen. FINDEN gibt die Position des Leerzeichens zurück, LINKS schneidet bis dort ab. Für den Teil danach nutzt du =TEIL(A2;FINDEN(" ";A2)+1;100). Die 100 ist eine großzügige Länge und schneidet nichts ab.

FINDEN unterscheidet Groß- und Kleinschreibung und erlaubt keine Platzhalter. SUCHEN ignoriert die Schreibweise und kennt Platzhalter. Für feste Längen ist RECHTS praktisch, etwa die letzten vier Ziffern einer Nummer: =RECHTS(A2;4). LÄNGE liefert die Zeichenanzahl und hilft, Eingaben zu prüfen.

Leerzeichen und Sonderzeichen entfernen

Importierte Listen enthalten oft unsichtbaren Ballast. =GLÄTTEN(A2) entfernt Leerzeichen am Anfang und Ende und reduziert mehrfache Leerzeichen auf eines. =SÄUBERN(A2) löscht nicht druckbare Zeichen wie Zeilenumbrüche. Das geschützte Leerzeichen, das aus Webseiten stammt, erkennt GLÄTTEN nicht. Ersetze es mit =WECHSELN(A2;ZEICHEN(160);" ").

WECHSELN tauscht Text gegen anderen: =WECHSELN(A2;"-";"") entfernt Bindestriche aus einer Telefonnummer. Vergiss nicht, die Formelspalte am Ende in feste Werte zu verwandeln, siehe unten. Ungenutzte Leerzeichen sind auch die häufigste Ursache dafür, dass Suchfunktionen nichts finden, wie in XVERWEIS statt SVERWEIS erklärt.

Groß- und Kleinschreibung anpassen

=GROSS(A2) macht alles groß, =KLEIN(A2) alles klein, =GROSS2(A2) setzt jeden Wortanfang groß. GROSS2 ist für Namen praktisch, hat aber Tücken: „von Berg“ wird zu „Von Berg“, und „McDonald“ wird zu „Mcdonald“. Kontrolliere das Ergebnis bei Namenslisten.

Zahlen als Text erkennen und umwandeln

Eine Zahl, die Excel als Text führt, steht linksbündig, hat oft ein grünes Dreieck und wird von SUMME ignoriert. Das passiert bei Importen aus anderen Programmen oder bei einem Apostroph vor der Zahl. Es gibt mehrere Lösungen.

• Klicke auf das gelbe Warnsymbol neben der Zelle und wähle „In Zahl umwandeln“.
• Markiere die Spalte und nutze „Text in Spalten“, gehe direkt auf „Fertig stellen“. Das erzwingt eine neue Interpretation.
• Schreibe eine 1 in eine freie Zelle, kopiere sie, markiere die Textzahlen und wähle „Inhalte einfügen“ mit „Multiplizieren“.
• Per Formel: =WERT(A2) wandelt den Text um. Bei Dezimaltrennern kann das Land eine Rolle spielen: Steht ein Punkt statt eines Kommas, wandelt WERT in der deutschen Version nicht um. Ersetze den Punkt vorher mit WECHSELN.

Führende Nullen bei Postleitzahlen

Gibst du „01067“ ein, macht Excel daraus 1067, weil es eine Zahl vermutet. Setze das Zellformat vor der Eingabe auf „Text“, oder tippe einen Apostroph vor die Zahl. Für schon verlorene Nullen füllst du per Formel auf: =TEXT(A2;"00000") ergibt fünf Stellen mit Nullen davor. Für Postleitzahlen ist das sinnvoller als ein Zahlenformat, weil die Nullen dann tatsächlich im Text stehen und beim Export in CSV nicht verschwinden.

Beim Öffnen von CSV-Dateien macht Excel dasselbe mit Telefonnummern und Artikelnummern. Importiere die Datei in solchen Fällen über „Daten“, „Aus Text/CSV“ und lege die Spalte als Text fest.

Zahlen und Datum in Text formatieren

Beim Verbinden von Text mit Zahlen verlierst du das Zellformat. ="Summe: "&A2 zeigt eine Dezimalzahl mit vielen Stellen. Nutze TEXT: ="Summe: "&TEXT(A2;"#.##0,00")&" Euro". Bei Daten gilt dasselbe: =TEXT(A2;"TT.MM.JJJJ") liefert ein lesbares Datum, =TEXT(A2;"MMMM") den Monatsnamen. Mehr zum Rechnen mit Datum steht in Excel Datum berechnen.

Formeln in feste Werte verwandeln

Eine bereinigte Spalte besteht aus Formeln, die auf die Rohdaten zeigen. Löschst du die Rohdaten, verschwinden die Ergebnisse. Kopiere die Formelspalte, klicke mit rechts auf die erste Zelle und wähle „Inhalte einfügen“ und „Werte“. Danach kannst du die alte Spalte löschen. Bei größeren Bereinigungen sichere die Datei vorher, wie es Backup-Strategie für den PC empfiehlt. Wer Tabellen anschließend filtern oder auswerten will, findet Hilfe in Excel-Tabelle sortieren und filtern.

Häufige Fragen

Warum zeigt TEXTTEILEN bei mir einen Fehler?

Meist ist die Funktion in deiner Version nicht vorhanden. Sie gibt es nur in Microsoft 365 und Excel 2024. Ein anderer Grund ist #ÜBERLAUF!, dann sind die Zellen rechts daneben nicht leer.

Wie trenne ich Vor- und Nachnamen, wenn sie mit Komma stehen?

Nutze im Assistenten das Komma als Trennzeichen und entferne anschließend Leerzeichen mit GLÄTTEN. Per Formel: =TEXTNACH(A2;", ") für den Vornamen.

Lassen sich Zellen auch ohne Formel verbinden?

Die Blitzvorschau macht das. Tippe das gewünschte Ergebnis für die erste Zeile und drücke Strg+E. Das Ergebnis ist fest.

Warum findet Excel „Müller“ nicht?

Meist hängt ein Leerzeichen oder ein geschütztes Leerzeichen am Text. Prüfe die Länge mit LÄNGE und bereinige mit GLÄTTEN und WECHSELN.