Geschäftsbrief nach DIN 5008 in Word: Vorlage mit Briefkopf einrichten

Ein sauber gestalteter Geschäftsbrief wirkt professionell und passt in jeden Fensterumschlag. Mit einer Vorlage nach DIN 5008 gelingt das jedes Mal ohne Basteln.

Hier erfährst du Maße, Aufbau und die Einrichtung in Word Schritt für Schritt.

Was DIN 5008 für den Geschäftsbrief regelt

DIN 5008 ist die Norm für Schreib- und Gestaltungsregeln von Texten, darunter der Geschäftsbrief. Sie legt fest, wo Absender, Anschrift, Datum, Betreff und Text stehen, damit Briefe einheitlich wirken und in einen Fensterumschlag passen. Gesetzlich vorgeschrieben ist die Norm nicht, aber sie hat sich als Standard durchgesetzt, und ein sauber gestalteter Brief wirkt professionell. Wer sie einmal als Word-Vorlage anlegt, spart sich bei jedem Brief das Basteln mit Leerzeilen und Tabstopps. Die Maße in diesem Beitrag sind Richtwerte, prüfe sie bei besonderen Anforderungen anhand der aktuellen Norm.

• Dieser Beitrag zeigt dir die Bereiche eines Briefes, die wichtigsten Maße, die Einrichtung in Word mit Formatvorlagen und Kopfzeile, die Gestaltung von Anschrift, Betreff und Datum und typische Fehler.

Wenn du Briefe oft schreibst, dann lege eine Vorlage an. Wenn sie sitzt, dann sparst du bei jedem Brief Zeit.

Die wichtigsten Maße

Der linke Seitenrand beträgt 2,5 Zentimeter, der rechte 2 Zentimeter. Beim häufig genutzten Format Form B beginnt das Anschriftfeld 4,5 Zentimeter unter dem oberen Blattrand, bei Form A bei 2,7 Zentimetern. Das Anschriftfeld ist etwa 8,5 Zentimeter breit und enthält eine kleine Absenderzeile und bis zu sechs Zeilen für den Empfänger. Der Bezugszeichenblock beginnt auf Höhe des Anschriftfeldes rechts. Falz- und Lochmarke am linken Rand erleichtern das Falten und Lochen. Als Schriftgröße sind 11 oder 12 Punkt üblich.

• Ränder links 2,5 und rechts 2 cm
• Form B bei 4,5 cm
• Absenderzeile klein
• Schrift 11 oder 12 Punkt

Wenn das Fenster nicht passt, dann prüfe das Anschriftfeld. Wenn es verschoben ist, dann justiere im Millimeterbereich.

Das Dokument in Word einrichten

Lege ein neues Dokument an und stelle unter Layout die Seitenränder ein. Baue den Briefkopf in der Kopfzeile, damit er auf der ersten Seite erscheint und auf Folgeseiten ausgeblendet werden kann, indem du "Erste Seite anders" aktivierst. Platziere das Anschriftfeld mit einem Textfeld oder einer Tabelle ohne sichtbare Rahmen an der richtigen Stelle, anstatt mit Leerzeilen zu arbeiten, siehe Word-Layout ohne Leertasten: Tabulatoren, Tabellen, Abstände. Lege für Fließtext, Betreff und Anrede Formatvorlagen an, wie in Word-Formatvorlagen nutzen beschrieben, und speichere das Ganze als Dokumentvorlage.

• Seitenränder einstellen
• Kopfzeile für den Briefkopf
• Anschriftfeld ohne Leerzeilen
• Als Vorlage speichern

Wenn dein Brief mehrseitig ist, dann setze die Seitenzahl ab Seite 2. Wenn Zeilen einzeln stehen, dann nutze die Zeilenumbruchkontrolle.

Betreff, Datum und Anrede

Der Betreff steht ohne das Wort "Betreff" zwei Leerzeilen unter dem Informationsblock und darf fett gesetzt werden. Das Datum schreibst du als 30.10.2026 oder ausgeschrieben, immer rechtsbündig im Informationsblock. Die Anrede folgt mit Komma, der Text beginnt danach klein, sofern kein Name oder Substantiv folgt. Am Ende steht die Grußformel, danach Platz für die Unterschrift von etwa drei Leerzeilen und dein Name. Nenne Anlagen unter dem Gruß. Achte auf saubere Typografie: Linksbündig ist bei Briefen meist die bessere Wahl als Blocksatz.

• Betreff ohne das Wort Betreff
• Datum im Informationsblock
• Anrede mit Komma
• Anlagen nennen

Wenn du per Mail versendest, dann speichere als PDF. Wenn jemand bearbeiten soll, dann sende das Dokument.

Als Dokumentvorlage speichern

Wenn der Brief fertig ist, entferne den Beispieltext, behalte Felder und Formatvorlagen und speichere die Datei über Speichern unter als Word-Dokumentvorlage. Öffnest du sie künftig, entsteht automatisch ein neues Dokument, und die Vorlage bleibt unverändert. Lege die Vorlage an einem Ort ab, den du sichern kannst, und gib ihr einen eindeutigen Namen. Wer mehrere Absender oder Sprachen nutzt, legt eigene Varianten an. Ändere Briefkopf oder Rechtsangaben nur in der Vorlage, damit alle künftigen Briefe stimmen, und führe ein kurzes Änderungsdatum im Dateinamen.

• Beispieltext entfernen
• Vorlage statt Dokument speichern
• Eindeutiger Name
• Varianten anlegen

Wenn Pflichtangaben fehlen, dann ergänze die Fußzeile. Wenn du unsicher bist, dann frage deine Beratung.

Anschrift richtig schreiben

Die Empfängeranschrift besteht aus Firma oder Name, Straße mit Hausnummer und Postleitzahl mit Ort. Auslandsbriefe erhalten das Land in Großbuchstaben. Nutze keine Leerzeilen innerhalb der Anschrift. Hinweise wie "Persönlich" stehen in der Vermerkzone darüber.

• Name zuerst
• Straße und Ort
• Land bei Auslandspost
• Vermerk darüber

Absenderzeile und Briefkopf

Die kleine Absenderzeile über der Anschrift enthält Name und Anschrift in einer Zeile und ist im Fenster sichtbar. Der Briefkopf enthält zusätzlich Logo und Kontaktdaten. Nutze für das Logo eine Datei mit transparentem Hintergrund und ausreichender Auflösung.

• Absenderzeile klein
• Logo einsetzen
• Kontaktdaten
• Rechtsangaben im Fuß

Fußzeile und Pflichtangaben

Geschäftsbriefe müssen je nach Rechtsform bestimmte Angaben enthalten, etwa Firma, Registergericht, Registernummer und Vertretungsberechtigte. Sie stehen üblicherweise in der Fußzeile. Frage deine Beratung, welche Angaben bei dir nötig sind.

• Rechtsform beachten
• Registerangaben
• Steuernummer prüfen
• Bankverbindung

Mehrseitige Briefe

Ab der zweiten Seite gehören Seitenzahl und Empfängername in die Kopfzeile. Der Text darf nicht mit einer einzelnen Zeile auf einer neuen Seite enden. Nutze Zeilenumbruchkontrolle in Word.

• Seitenzahl ab Seite 2
• Name im Kopf
• Keine einzelne Zeile
• Zeilenumbruchkontrolle

Versand als PDF

Für den Mailversand speicherst du den Brief als PDF, wie in Als PDF speichern unter Windows 11 beschrieben. So bleibt das Layout erhalten und niemand ändert den Text. Prüfe vorher Schriftart, Umbrüche und Anhänge.

• PDF speichern
• Layout prüfen
• Dateiname klar
• Anhang kontrollieren

Serienbriefe

Für viele gleiche Briefe nutzt du die Vorlage mit der Serienbrieffunktion, siehe Word-Serienbrief erstellen mit Excel-Adressliste. Achte auf einheitliche Anrede und Anschriftformate in der Adressliste.

• Vorlage nutzen
• Adressliste pflegen
• Anrede einheitlich
• Vorschau prüfen

Drucken und Fensterumschlag

Teste die Vorlage mit einem Probedruck über Briefumschlag und Papier: Das Anschriftfeld muss im Fenster sitzen, der Falz an der richtigen Stelle. Passe bei Abweichungen das Textfeld um wenige Millimeter an.

• Probedruck
• Umschlag testen
• Falz prüfen
• Feinjustage

Ton und Aufbau

Schreibe klar, kurz und höflich. Nenne Anlass und Anliegen im ersten Absatz, danach Details und gewünschte Handlung mit Frist. Verzichte auf verschachtelte Sätze.

• Anliegen zuerst
• Handlung benennen
• Frist nennen
• Kurze Sätze

Archivierung

Lege Kopien aller Geschäftsbriefe geordnet ab. Eine Ordnerstruktur und Benennung nach Datum und Empfänger erleichtern das Wiederfinden, siehe Belege und Dokumente digital archivieren.

• Kopien ablegen
• Benennung festlegen
• Fristen beachten
• Backup anlegen

Typische Fehler

Leerzeilen statt Abständen, uneinheitliche Schriften, falsche Position des Fensters und fehlende Pflichtangaben sind die häufigsten Mängel. Eine saubere Vorlage verhindert sie.

• Keine Leerzeilen
• Schriften vereinheitlichen
• Fenster prüfen
• Pflichtangaben ergänzen

Was diese Briefvorlage nicht leistet

• DIN 5008 ist keine Pflicht.
• Die Maße sind Richtwerte.
• Dieser Beitrag ersetzt nicht die aktuelle Norm.
• Er behandelt keine Sonderformate.

Wenn es nicht klappt: typische Stolperfallen

Die Anschrift sitzt nicht im Fenster

Das siehst du: Beim Probedruck ist die Anschrift im Umschlag teilweise verdeckt.

Mögliche Ursache: Das Anschriftfeld beginnt zu hoch oder zu tief oder der Umschlag hat ein anderes Fenster.

So löst du es: Verschiebe das Textfeld um wenige Millimeter, prüfe das Maß des Umschlags, drucke mit Skalierung 100 Prozent und teste erneut. Notiere die Werte, die zum Umschlag passen, in der Vorlage.

Der Briefkopf erscheint auf jeder Seite

Das siehst du: Auch auf allen Folgeseiten des Briefes erscheinen Logo und komplette Kontaktdaten im Kopfbereich.

Mögliche Ursache: Die Option für eine andere erste Seite ist nicht aktiviert.

So löst du es: Aktiviere in den Kopf- und Fußzeilen die Option "Erste Seite anders", gestalte die Folgeseiten mit Seitenzahl und Empfänger und prüfe die Wirkung in der Seitenansicht.

Der Text springt beim Bearbeiten

Das siehst du: Beim Ändern von Absätzen verschiebt sich die Anschrift oder der Betreff.

Mögliche Ursache: Die Elemente wurden mit Leerzeilen und nicht mit festen Positionen gesetzt.

So löst du es: Setze Anschriftfeld und Informationsblock in Textfelder oder Tabellen mit fester Position, nutze Absatzabstände statt Leerzeilen und baue die Vorlage mit Formatvorlagen neu auf.

Die Schrift wechselt im Dokument

Das siehst du: Einige Absätze im Brief haben plötzlich andere Schriften oder Größen als der restliche Text.

Mögliche Ursache: Text wurde aus anderen Dokumenten eingefügt und hat die ursprüngliche Formatierung behalten.

So löst du es: Füge Text als reinen Text ein, weise die Formatvorlage zu, nutze die Funktion zum Löschen der Formatierung und prüfe die Schrift im Navigationsbereich der Formatvorlagen.

Beim PDF sieht alles anders aus

Das siehst du: Das PDF zeigt andere Umbrüche als das Word-Dokument.

Mögliche Ursache: Die verwendete Schrift fehlt oder wird beim Export ersetzt.

So löst du es: Verwende installierte Standardschriften, bette Schriften beim Export ein, prüfe das PDF vor dem Versand und speichere es bei Problemen über die Druckfunktion mit PDF-Drucker.

Häufige Fragen

Ist DIN 5008 Pflicht?

Nein, aber sie ist ein anerkannter Standard für Geschäftsbriefe.

Form A oder Form B?

Form B ist weit verbreitet, entscheidend ist, welches Fensterformat deine Umschläge haben.

Darf ich "Betreff" schreiben?

Nein, nach der Norm steht der Betreff ohne das Wort Betreff.

Welche Schrift ist geeignet?

Gut lesbare Standardschriften in 11 oder 12 Punkt.

Wie speichere ich die Vorlage?

Als Word-Dokumentvorlage, die du für jeden neuen Brief öffnest.