Word: Inhaltsverzeichnis und Seitenzahlen einrichten

Die Anleitung gilt für gängige Word-Versionen unter Windows. Menünamen und Positionen können je nach Version und Sprache leicht abweichen. Das Prinzip bleibt gleich: Word erzeugt das Verzeichnis aus den Überschriften, nicht aus dem, was nur groß und fett aussieht.

Die Grundlage: Überschriften mit Formatvorlagen

Ein Verzeichnis, das sich selbst aktualisiert, braucht klar gekennzeichnete Überschriften. Markiere dazu den Text einer Überschrift und wähle auf der Registerkarte „Start“ im Bereich „Formatvorlagen“ die passende Ebene. Kapitel bekommen „Überschrift 1“, Unterkapitel „Überschrift 2“, die nächste Stufe „Überschrift 3“. Alles, was nicht in das Verzeichnis soll, bleibt „Standard“.

Wenn du Überschriften nur durch Schriftgröße und Fettdruck erzeugst, dann findet Word sie nicht, und das Verzeichnis bleibt leer. Wenn du Überschriften über Formatvorlagen setzt, dann kannst du das Aussehen später an einer Stelle ändern, und alle Überschriften passen sich an. Das spart bei längeren Dokumenten viel Zeit.

Inhaltsverzeichnis einfügen und aktualisieren

1. Setze den Cursor an die Stelle, an der das Verzeichnis stehen soll, meist hinter der Titelseite.
2. Wechsle zur Registerkarte „Verweise“ und klicke auf „Inhaltsverzeichnis“.
3. Wähle „Automatische Tabelle“ aus der Liste oder „Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis“ für eigene Einstellungen.
4. Prüfe, ob alle Überschriften erscheinen.
5. Aktualisiere das Verzeichnis nach jeder Änderung über den Hinweis oberhalb des Verzeichnisses oder mit F9.

Beim Aktualisieren fragt Word, ob nur die Seitenzahlen oder das gesamte Verzeichnis neu aufgebaut werden sollen. Wähle „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren“, wenn sich Überschriften geändert haben. Wähle „Nur Seitenzahlen aktualisieren“, wenn sich lediglich der Umbruch verschoben hat. Vor der Abgabe oder dem Druck solltest du immer aktualisieren.

Seitenzahlen einfügen

Seitenzahlen setzt du über die Registerkarte „Einfügen“ mit der Schaltfläche „Seitenzahl“. Wähle eine Position, etwa „Seitenende“ und eine Ausrichtung, zum Beispiel zentriert oder rechts. Word legt die Zahl als Feld in die Fußzeile, das sich bei jeder Änderung automatisch anpasst. Zum Verlassen der Fußzeile doppelklickst du in den Textbereich oder klickst auf „Kopf- und Fußzeile schließen“.

Möchtest du die Zahl formatieren, etwa in römischen Ziffern, öffnest du „Seitenzahl“ und „Seitenzahlen formatieren“. Dort legst du das Zahlenformat fest und bestimmst, bei welcher Zahl die Nummerierung beginnt.

Titelseite ohne Seitenzahl

Die meisten Dokumente haben eine Titelseite, die keine Nummer zeigt. Doppelklicke dazu in die Fußzeile der ersten Seite. Es erscheint die Registerkarte „Kopf- und Fußzeile“. Setze dort ein Häkchen bei „Erste Seite anders“. Die Fußzeile der ersten Seite bleibt dann leer, ab Seite zwei steht die Nummer. Die zweite Seite trägt dabei die Zahl 2.

Wenn die Zählung erst auf der Folgeseite mit 1 beginnen soll, dann öffne „Seitenzahlen formatieren“ und stelle „Beginnen bei“ auf 0 ein. Die Titelseite zählt dann als Seite 0, die nächste Seite als 1. Das ist bei Berichten und Abschlussarbeiten üblich.

Verschiedene Nummerierung mit Abschnitten

Manche Dokumente brauchen unterschiedliche Nummern, etwa römische Ziffern im Vorspann und arabische im Hauptteil. Dafür teilst du das Dokument mit Abschnittsumbrüchen in Teile. Gehe an das Ende des Vorspanns, öffne „Layout“, „Umbrüche“ und wähle „Nächste Seite“ unter den Abschnittsumbrüchen. Jeder Abschnitt kann eigene Kopf- und Fußzeilen und eine eigene Nummerierung haben.

1. Setze einen Abschnittsumbruch vor dem Hauptteil.
2. Doppelklicke in die Fußzeile des neuen Abschnitts.
3. Deaktiviere „Mit vorheriger verknüpfen“.
4. Wähle über „Seitenzahlen formatieren“ ein neues Format und „Beginnen bei 1“.
5. Setze die Seitenzahl neu ein und prüfe beide Abschnitte.

Ohne das Lösen der Verknüpfung ändert sich die Nummerierung des vorherigen Abschnitts mit. Das ist der häufigste Grund, warum Formatierungen „springen“. Über die Anzeige der Formatierungszeichen mit Strg, Umschalt und der Ziffer 8 erkennst du Abschnittsumbrüche an ihrer Markierung.

Verzeichnis anpassen und formatieren

Unter „Verweise“, „Inhaltsverzeichnis“, „Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis“ legst du fest, wie viele Ebenen erscheinen, ob Seitenzahlen rechtsbündig stehen und welches Füllzeichen die Linie zwischen Titel und Zahl bildet. Mit „Ändern“ passt du die Formatvorlagen „Verzeichnis 1“, „Verzeichnis 2“ und weitere an, zum Beispiel Schriftart und Abstand.

• Ebenen: Zeige nur die Ebenen, die Leser wirklich brauchen, meist zwei bis drei.
• Verknüpfungen: Aktiviere „Hyperlinks statt Seitenzahlen verwenden“, wenn das Dokument als PDF weitergegeben wird.
• Füllzeichen: Punkte, Striche oder keine Linie nach Geschmack.
• Schriftbild: Über die Formatvorlagen einheitlich ändern.

Soll das Dokument als PDF verschickt werden, bleiben Sprungmarken erhalten, wenn du sauber exportierst. Wie du ein PDF aus Windows heraus erzeugst, zeigt Als PDF speichern. Weitere Bearbeitung ist möglich mit PDF bearbeiten und zusammenfügen.

Seite X von Y und weitere Felder

Für die Darstellung „Seite 3 von 12“ nutzt du Felder. Doppelklicke in die Fußzeile, tippe „Seite “, füge über „Einfügen“, „Schnellbausteine“, „Feld“ das Feld „Page“ ein, schreibe „ von “ und füge das Feld „NumPages“ ein. Alternativ bietet die Schaltfläche „Seitenzahl“ vorgefertigte Varianten mit „Seite X von Y“. Beim Drucken oder Aktualisieren rechnet Word die Zahlen neu.

Mit Feldern lassen sich auch Dateiname, Datum oder Titel in die Fußzeile aufnehmen. Prüfe vor dem Druck die Seitenvorschau, denn manche Felder zeigen erst nach dem Aktualisieren den richtigen Wert. Wer seine Dokumente zusätzlich absichern möchte, findet Anregungen in Backup-Strategie 3-2-1.

Was Word hier nicht automatisch löst

• Word aktualisiert das Verzeichnis nicht bei jeder Änderung von selbst, du musst aktualisieren.
• Falsch gesetzte Formatvorlagen erscheinen nicht im Verzeichnis.
• Manuell getippte Nummern erkennt Word nicht als Gliederung.
• Dokumente aus anderen Programmen können abweichende Formatvorlagen enthalten.
• Beim Wechsel zu einer anderen Software kann sich das Layout verschieben.

Wenn es nicht klappt: typische Stolperfallen

Das Verzeichnis ist leer

Die Überschriften haben keine Formatvorlage. Markiere sie und weise „Überschrift 1“ oder „Überschrift 2“ zu.

„Fehler! Textmarke nicht definiert“

Eine Verknüpfung ist ungültig geworden, meist nach dem Löschen einer Überschrift. Aktualisiere das gesamte Verzeichnis oder erstelle es neu.

Seitenzahlen stimmen nicht

Aktualisiere die Felder mit Strg und A, danach F9. Prüfe außerdem Abschnittsumbrüche.

Titelseite zeigt trotzdem eine Zahl

Setze „Erste Seite anders“ im Abschnitt der Titelseite. Bei mehreren Abschnitten gilt die Einstellung je Abschnitt.

Nummerierung beginnt falsch

Öffne „Seitenzahlen formatieren“ und stelle „Beginnen bei“ passend ein.

Verzeichnis sieht anders aus als erwartet

Ändere die Formatvorlagen „Verzeichnis 1“ bis „Verzeichnis 3“ statt einzelne Zeilen von Hand zu formatieren.

Weitere Verzeichnisse: Abbildungen und Tabellen

Bei längeren Arbeiten kommen oft Verzeichnisse für Abbildungen und Tabellen dazu. Dafür beschriftest du jede Abbildung über „Verweise“ und „Beschriftung einfügen“. Word vergibt fortlaufende Nummern und füllt später über „Abbildungsverzeichnis einfügen“ die Liste automatisch. Auch hier gilt: Die Aktualisierung mit F9 gehört vor die Abgabe.

Querverweise helfen, im Text auf Kapitel, Abbildungen oder Seiten zu verweisen, ohne Zahlen von Hand zu tippen. Ändert sich die Nummerierung, passen sich die Verweise beim Aktualisieren an. So vermeidest du Fehler wie „siehe Abbildung 3“, obwohl die Abbildung inzwischen Nummer 4 trägt.

Eine Dokumentvorlage für wiederkehrende Texte

Wer häufig ähnliche Dokumente schreibt, spart Zeit mit einer Vorlage. Lege ein leeres Dokument mit allen Formatvorlagen, der Fußzeile, der Seitenzahl und einem Platzhalter für das Verzeichnis an und speichere es als Dokumentvorlage. Neue Dokumente beginnen dann mit einem fertigen Rahmen. Änderungen an Formatvorlagen wirken sich nur auf neue Dokumente aus, bestehende bleiben unverändert, sofern du das nicht ausdrücklich anders einstellst.

Checkliste vor Abgabe oder Druck

Aktualisiere alle Felder mit Strg und A, danach F9. Prüfe, ob die Titelseite ohne Nummer erscheint, ob das Verzeichnis alle Kapitel enthält und die Seitenzahlen zur Vorschau passen. Wirf einen Blick auf Seitenumbrüche, damit Überschriften nicht allein am Seitenende stehen. Speichere eine Kopie und exportiere bei Bedarf ein PDF.

Häufige Fragen

Wie aktualisiere ich das Inhaltsverzeichnis?

Klicke hinein und drücke F9 oder wähle „Tabelle aktualisieren“. Entscheide, ob nur Seitenzahlen oder das gesamte Verzeichnis neu aufgebaut werden.

Warum fehlt eine Überschrift im Verzeichnis?

Meist hat sie keine Überschriften-Formatvorlage oder steht in einer Ebene, die das Verzeichnis nicht anzeigt.

Kann ich Seitenzahlen erst ab Seite 3 zeigen?

Ja, mit Abschnittsumbrüchen und gelöster Verknüpfung der Fußzeile oder über „Beginnen bei“.

Gibt es das auch in LibreOffice?

Ja, ähnlich über Formatvorlagen und das Einfügen von Verzeichnissen, siehe LibreOffice statt Microsoft Office.

Wird das Verzeichnis im PDF klickbar?

In der Regel ja, wenn du die Option für Hyperlinks aktivierst und sauber exportierst. Teste die Links im PDF.

Wie bekomme ich römische Zahlen?

Über „Seitenzahlen formatieren“ ein römisches Zahlenformat wählen, am besten in einem eigenen Abschnitt.