E-Rechnung für kleine Unternehmen: Pflichten, Formate und Archiv

Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, bis 2028 folgt die Pflicht zum Ausstellen. Eine einfache PDF reicht dann nicht mehr.

Hier erfährst du, was eine E-Rechnung ausmacht, welche Fristen gelten und wie du dich als kleiner Betrieb vorbereitest.

Was eine E-Rechnung ist und was nicht

Eine E-Rechnung im Sinne des Steuerrechts ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Eine einfache PDF-Datei, die per E-Mail kommt, gilt dafür nicht. Es muss ein Datensatz vorliegen, den Software automatisch einlesen kann, etwa im Format XRechnung oder als ZUGFeRD-Datei, bei der in ein lesbares PDF ein XML-Datensatz eingebettet ist. Für Unternehmen in Deutschland gilt seit 2025 eine schrittweise Einführung bei Rechnungen zwischen Unternehmen. Privatpersonen als Rechnungsempfänger sind nicht betroffen. Die Regeln wurden eingeführt, damit Rechnungen schneller, fehlerärmer und besser prüfbar verarbeitet werden.

• Dieser Beitrag erklärt verständlich, welche Fristen gelten, welche Formate es gibt, wie du E-Rechnungen empfängst und aufbewahrst und was du als kleines Unternehmen jetzt vorbereiten solltest. Stand sind die Regeln im Herbst 2026, prüfe bei Entscheidungen die aktuelle Rechtslage und sprich mit deiner Steuerberatung.

Wenn du Rechnungen empfängst, dann richte eine feste Adresse ein. Wenn Anhänge blockiert werden, dann ändere den Filter.

Fristen und Pflichten im Überblick

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Beim Ausstellen gilt eine Übergangszeit: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen weiterhin auf Papier oder in anderen elektronischen Formaten wie PDF verschickt werden, bei elektronischen Formaten mit Zustimmung des Empfängers. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle. Ausnahmen bestehen unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Für Kleinunternehmer gibt es Sonderregeln, kläre sie im Einzelfall.

• Empfang seit 2025 Pflicht
• Ausstellen schrittweise bis 2028
• Kleinbetragsrechnungen ausgenommen
• Sonderregeln bei Kleinunternehmern

Wenn du Rechnungen ausstellst, dann prüfe dein Programm. Wenn es das Format nicht kann, dann plane den Wechsel.

E-Rechnungen empfangen

Der Empfang ist die erste Aufgabe. Richte eine Postfach-Adresse ein, die du im Geschäftsverkehr angibst, etwa rechnung@ deiner Domain, und prüfe, dass sie Anhänge im Format XML und PDF nicht blockiert. Eine XRechnung ist ohne Zusatzprogramm kaum lesbar, deshalb brauchst du einen Viewer oder ein Programm, das den Datensatz anzeigt und verarbeitet. Eine ZUGFeRD-Datei öffnest du als PDF wie gewohnt, der steuerlich maßgebliche Teil ist aber der eingebettete Datensatz. Wie du dein Postfach in Ordnung hältst, steht in E-Mail-Postfach aufräumen: Newsletter, Filter und Archiv.

• Eigene Rechnungsadresse
• Anhänge nicht blockieren
• Viewer für XML bereithalten
• ZUGFeRD ist auch als PDF lesbar

Wenn dein Kunde ein Format verlangt, dann kläre es vorher. Wenn er keines nennt, dann nutze ZUGFeRD.

E-Rechnungen erstellen

Zum Erstellen brauchst du ein Rechnungsprogramm, das XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben kann. Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme bieten das inzwischen an, oft schon ohne Aufpreis. Achte darauf, dass das Format dem europäischen Standard EN 16931 entspricht und dass Pflichtangaben wie Leitweg-ID bei Behörden berücksichtigt werden. Teste vor dem ersten Einsatz eine Rechnung mit einem Prüfwerkzeug oder einem Kunden. Ein reines Excel- oder Word-Dokument genügt künftig nicht mehr.

• Programm mit XRechnung oder ZUGFeRD
• EN 16931 beachten
• Leitweg-ID bei Behörden
• Testrechnung vorab

Wenn du archivierst, dann behalte das Originalformat. Wenn du nur druckst, dann fehlt der steuerliche Beleg.

Aufbewahrung und Archiv

E-Rechnungen sind im Originalformat aufzubewahren, bei Buchungsbelegen gilt aktuell eine Frist von acht Jahren. Das bedeutet: Das XML ist der Beleg, ein ausgedrucktes PDF genügt nicht. Die Ablage muss unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit lesbar sein. Lege eine feste Ordnerstruktur an, sichere sie nach der Backup-Strategie aus Backup-Strategie für den PC und halte fest, wer Zugriff hat. Belege solltest du nicht nachträglich überschreiben.

• Originalformat aufbewahren
• Unveränderbar ablegen
• Backups anlegen
• Zugriff regeln

Wenn du unsicher bist, dann frage die Steuerberatung. Wenn Fristen anstehen, dann plane früh.

Steuerliche Absetzbarkeit und Belege

Belege für Geräte und Arbeitsmittel bleiben die Grundlage für Betriebsausgaben. Hinweise zur Absetzbarkeit gibt Technik von der Steuer absetzen. Die Rechnung muss alle Pflichtangaben enthalten, egal in welchem Format.

• Pflichtangaben prüfen
• Belege sammeln
• Rechnungen archivieren
• Steuerberatung fragen

Software und Viewer wählen

Prüfe, ob dein Buchhaltungsprogramm Import und Export von E-Rechnungen unterstützt, wie es Belege archiviert und ob es steuerlich geeignet ist. Für Einzelfälle reichen kostenlose Viewer, bei vielen Rechnungen lohnt eine Software mit automatischem Import.

• Import und Export prüfen
• Archivierung prüfen
• Kosten vergleichen
• Datenschutz beachten

Kunden informieren

Teile deinen Kunden mit, welche Adresse und welche Formate du akzeptierst. Bitte sie, dir E-Rechnungen an die vereinbarte Adresse zu senden. Sende Rechnungen erst im neuen Format, wenn du sicher bist, dass der Empfänger sie verarbeitet.

• Adresse mitteilen
• Formate nennen
• Zustimmung klären
• Testversand durchführen

PDF und Unterschrift

Reine PDF-Rechnungen mit Unterschrift gelten künftig nicht mehr als E-Rechnung. Für andere Dokumente bleibt das Signieren sinnvoll, wie in PDF ausfüllen und unterschreiben am PC beschrieben. Eine E-Rechnung braucht keine Unterschrift.

• Keine Unterschrift nötig
• PDF-Rechnung bleibt möglich
• Format prüfen
• Übergang beachten

Betrug mit falschen Rechnungen

Gefälschte Rechnungsmails sind ein klassisches Phishing-Muster. Prüfe Absender, Betrag und Kontonummer, öffne keine Anhänge unbekannter Absender und rufe bei Zweifeln den Anbieter an, wie in Phishing-Mails erkennen beschrieben.

• Absender prüfen
• Konto abgleichen
• Nicht öffnen bei Zweifel
• Rückruf

Vereine und Ehrenamt

Auch Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb sind betroffen. Praktische Tipps für Ordnung und Zugänge stehen in Technik im Verein und Ehrenamt.

• Zuständigkeit klären
• Zugänge regeln
• Archiv nutzen
• Beratung einholen

Interner Ablauf

Lege fest, wer Rechnungen empfängt, prüft, freigibt und bezahlt. Ein klarer Ablauf spart Zeit und verhindert doppelte Zahlungen. Eine Checkliste genügt für kleine Betriebe.

• Rollen festlegen
• Prüfschritte definieren
• Freigabe regeln
• Doppelzahlung vermeiden

Typische Fehler vermeiden

Häufig sind eine falsche Adresse, fehlende Pflichtangaben oder ein Format, das beim Empfänger nicht ankommt. Prüfe jede Rechnung vor dem Versand und führe eine Liste mit Kundenvorgaben.

• Pflichtangaben prüfen
• Kundenvorgaben notieren
• Testversand
• Fehler dokumentieren

Übergangszeit sinnvoll nutzen

Die Übergangsfrist ist die Zeit, um Software, Abläufe und Adressen vorzubereiten. Beginne mit dem Empfang, richte dann die Ausstellung ein und teste mit einem Kunden.

• Empfang zuerst
• Ausstellen vorbereiten
• Mit Kunden testen
• Dokumentation führen

Kosten im Blick

Prüfe, ob dein Programm die Funktion enthält oder zubuchbar ist. Vergleiche Preise und Laufzeiten, die Kosten sind meist niedrig im Verhältnis zum Zeitgewinn.

• Funktionen vergleichen
• Laufzeiten prüfen
• Kosten notieren
• Wechselaufwand bedenken

Was die E-Rechnung nicht leistet

• Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
• Er behandelt keine Sonderfälle wie Auslandsrechnungen.
• Fristen und Regeln können sich ändern.
• Er gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland.

Wenn es nicht klappt: typische Stolperfallen

Die Rechnung lässt sich nicht öffnen

Das siehst du: Eine empfangene Datei zeigt nur Zeichenfolgen oder lässt sich nicht öffnen.

Mögliche Ursache: Es handelt sich um eine XRechnung im XML-Format, die ohne Viewer nicht lesbar ist.

So löst du es: Installiere einen Viewer für E-Rechnungen oder importiere die Datei in dein Buchhaltungsprogramm und archiviere die Originaldatei zusätzlich. Frage im Zweifel beim Absender nach einem ZUGFeRD-Format.

Der Kunde lehnt meine Rechnung ab

Das siehst du: Der Empfänger meldet, dass die Rechnung nicht verarbeitet werden kann.

Mögliche Ursache: Das Format entspricht nicht den Vorgaben oder wichtige Angaben wie die Leitweg-ID fehlen.

So löst du es: Erfrage das gewünschte Format, ergänze fehlende Pflichtangaben, prüfe die Datei mit einem Prüfwerkzeug und sende die Rechnung korrigiert mit Hinweis erneut.

Die Rechnung landet im Spam

Das siehst du: Eine erwartete Rechnung kommt nicht an oder liegt im Spam-Ordner.

Mögliche Ursache: Der Filter blockiert Anhänge im XML-Format oder stuft den Absender als unsicher ein.

So löst du es: Prüfe Spam- und Quarantäneordner, erlaube die Absenderadresse, lasse XML-Anhänge zu und gib im Zweifel dem Absender eine Adresse mit gelockerten Regeln.

Die Angaben in der Datei und im PDF weichen ab

Das siehst du: Bei ZUGFeRD zeigt das PDF andere Beträge als der Datensatz.

Mögliche Ursache: Das PDF wurde bearbeitet oder die Datei wurde falsch erzeugt.

So löst du es: Nutze den eingebetteten Datensatz als maßgebliche Quelle, bitte den Absender um eine berichtigte Rechnung und führe keine Zahlung auf unklarer Grundlage durch.

Das Archiv ist unvollständig

Das siehst du: Bei einer Prüfung fehlen mehrere Rechnungen im Originalformat und es liegen nur Ausdrucke vor.

Mögliche Ursache: Es wurden nur Ausdrucke oder bearbeitete PDFs abgelegt.

So löst du es: Sammle die Originaldateien aus dem Postfach, lege sie unveränderbar ab, sichere sie regelmäßig und lege eine feste Ablage-Regel für künftige Eingänge fest.

Häufige Fragen

Muss ich als kleines Unternehmen E-Rechnungen empfangen?

Ja, der Empfang ist für Unternehmen seit 2025 Pflicht.

Wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?

Je nach Umsatz ab 2027 oder 2028, für Kleinbetragsrechnungen und Sonderfälle gelten Ausnahmen.

Ist eine PDF-Rechnung noch erlaubt?

Während der Übergangszeit mit Zustimmung des Empfängers, später nur noch als Ausnahme.

Wie lange bewahre ich E-Rechnungen auf?

Als Buchungsbeleg derzeit acht Jahre, im Originalformat.

Brauche ich neue Software?

Meist ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben und lesen kann.