Excel Arbeitszeit berechnen: Stunden, Pausen, Nachtschicht

Die Beispiele funktionieren in Excel 2016 und neuer sowie in Microsoft 365. Die Formeln gelten auch in LibreOffice Calc mit gleichem Aufbau.

Wie Excel Zeit speichert

Excel speichert Datum und Uhrzeit als eine Zahl. Der Tag ist die Einheit: 1 ist ein ganzer Tag, 0,5 sind zwölf Uhr mittags, 0,25 sechs Uhr morgens. Eine Stunde ist 1/24, eine Minute 1/1440. Das Anzeigeformat entscheidet, ob du 0,5 oder 12:00 siehst. Zeit rechnest du deshalb wie normale Zahlen, nur das Format muss passen. Mehr zu Datumsberechnungen und Fristen steht in Excel Datum berechnen.

Zellen richtig formatieren

1. Markiere die Zellen für Uhrzeiten.
2. Drücke Strg+1 und wähle „Zahl“, „Uhrzeit“ oder „Benutzerdefiniert“.
3. Für Uhrzeiten trage hh:mm ein, für Summen über 24 Stunden [h]:mm.
4. Für Dezimalstunden wähle das Format „Zahl“ mit zwei Nachkommastellen.

Gib Uhrzeiten mit Doppelpunkt ein, also 8:30 und nicht 8,30. Mit 8,30 meint Excel eine Zahl. Setze Spalten wie Beginn, Ende, Pause und Dauer in einheitliche Formate. Ein einheitlicher Aufbau lässt sich als Tabelle formatieren, siehe Excel als Tabelle formatieren.

Arbeitszeit berechnen

Beginn steht in B2, Ende in C2. In D2 steht die Dauer:

=C2-B2

Als Format wähle hh:mm. Ergebnis bei 8:00 und 16:30 ist 8:30. Kopiere die Formel nach unten. Wenn Zellen leer sein können, schütze mit WENN, damit keine Nullen erscheinen:

=WENN(UND(B2<>"";C2<>"");C2-B2;"")

Die Funktion WENN erklärt Excel WENN-Funktion.

Pausen abziehen

Trage die Pause in einer eigenen Spalte ein, zum Beispiel E2 als 0:30. Dann gilt:

=C2-B2-E2

Pausen nach Dauer kannst du automatisch setzen. Wer mehr als sechs Stunden arbeitet, hat in Deutschland Anspruch auf mindestens 30 Minuten Pause. Mit einer Formel setzt du die Pause je nach Dauer. Die gesetzlichen Regeln können sich ändern, prüfe sie im Zweifel:

=C2-B2-WENN(C2-B2>ZEIT(9;0;0);ZEIT(0;45;0);WENN(C2-B2>ZEIT(6;0;0);ZEIT(0;30;0);0))

Die Funktion ZEIT(Stunde;Minute;Sekunde) erzeugt eine Uhrzeit aus Zahlen. So vermeidest du Fehler durch Tippen von Doppelpunkten in Formeln.

Nachtschicht über Mitternacht

Beginnt eine Schicht um 22:00 und endet um 06:00, ist das Ende kleiner als der Beginn und die Differenz negativ. Excel zeigt Rauten. Die Lösung ist die Funktion REST, die den Tag abschneidet:

=REST(C2-B2;1)

REST teilt durch 1 und gibt den Rest zurück. Aus -0,666 wird 0,333, also 8 Stunden. Alternativ trägst du Datum und Uhrzeit zusammen ein, etwa 23.10.2026 22:00 und 24.10.2026 06:00. Dann reicht Ende minus Beginn. Das ist genauer, braucht aber mehr Eingabe. Für Nachtzuschläge brauchst du die Anteile zwischen 22 und 6 Uhr. Das berechnest du mit MIN und MAX, die Überschneidung zweier Zeitfenster.

Summen über 24 Stunden

Summiert ein Stundenzettel mehr als 24 Stunden, springt die Anzeige im Format hh:mm auf den Rest, weil Excel nach dem Tag wieder bei null beginnt. Mit dem Format [h]:mm zeigt es die echten Stunden an. Die eckigen Klammern sind der Trick. Formel für die Summe:

=SUMME(D2:D32)

Mit dem Format [h]:mm erscheint zum Beispiel 168:30. Auch Auswertungen nach Kriterien funktionieren, etwa Stunden je Projekt mit SUMMEWENN, siehe SUMMEWENN und ZÄHLENWENN.

Dezimalstunden und Stundenlohn

Für die Abrechnung brauchst du oft Dezimalstunden, also 8,5 statt 8:30. Multipliziere die Zeit mit 24:

=D2*24

Formatiere das Ergebnis als Zahl, nicht als Uhrzeit. Sonst erscheint ein sinnloser Wert. Der Verdienst folgt aus Dezimalstunden mal Stundensatz:

=D2*24*$H$1

In H1 steht der Satz. Runde auf zwei Stellen mit RUNDEN. Mit dem Format Währung erscheinen Euro-Beträge. Prüfe Abrechnungsregeln für Rundung von Minuten mit deinem Vertrag.

Überstunden und Soll-Zeit

Lege die Tages-Soll-Zeit in einer Zelle fest, etwa K1 mit 8:00. Dann sind die Mehr- oder Minderstunden:

=D2-$K$1

Negative Zeiten zeigt Excel im Standardformat als Rauten. Lösung: Nutze Dezimalstunden und rechne mit Zahlen, oder zeige den Saldo mit Formel und Text:

=WENN(D2>=$K$1;TEXT(D2-$K$1;"[h]:mm");"-"&TEXT($K$1-D2;"[h]:mm"))

Ein laufender Saldo ergibt sich durch Addition in der Spalte darunter. Für Gleitzeitkonten ist das Zahlenformat mit Minuszeichen wichtig. Hilfreich ist die bedingte Formatierung, die Minuszeiten rot färbt, siehe Excel bedingte Formatierung.

Wochen- und Monatsübersicht

• Wochentag: Mit =TEXT(A2;"TTT") erscheint Mo, Di, Mi. Wochenenden färbst du über bedingte Formatierung.
• Kalenderwoche: =KALENDERWOCHE(A2;21) liefert die ISO-Woche.
• Summen je Woche: Mit SUMMEWENN über die Wochenspalte.
• Pivot-Tabelle: Für Monatssummen je Projekt oder Person, siehe Excel Pivot-Tabelle.
• Diagramm: Ein Balkendiagramm zeigt Stunden je Woche, Hinweise in Excel Diagramm erstellen.

Schnelle Eingabe und Fehlerschutz

Strg+Umschalt+Doppelpunkt fügt die aktuelle Uhrzeit ein, Strg+Punkt das Datum. Das ist ein fester Wert, kein laufender. Mit einer Datenüberprüfung verhinderst du Tippfehler: „Zeit“ zwischen 0:00 und 23:59 zulassen. Dropdown-Listen für Projekte oder Schichten helfen, siehe Excel Dropdown-Liste. Schütze Formelspalten mit Blattschutz, damit niemand sie überschreibt, siehe Blattschutz einrichten. Fixiere die Kopfzeile bei langen Listen, siehe Excel Zeile fixieren.

Typische Probleme

• Rauten statt Zeit: Das Ergebnis ist negativ. Nutze REST oder Datum plus Uhrzeit.
• Summe springt zurück: Das Format ist hh:mm. Ändere es auf [h]:mm.
• Falsches Ergebnis wie 0,35: Die Zelle hat das Zahlenformat. Formatiere sie als Uhrzeit.
• Eingabe 8,30 wird zu 8,3: Excel liest eine Zahl. Gib 8:30 ein.
• Zeit als Text: Die Zelle ist linksbündig. Wandle mit ZEITWERT um, siehe Zahlen als Text.
• Dezimalstunden zu groß: Du hast mit 24 multipliziert und das Ergebnis noch als Uhrzeit formatiert.
• Rundungsdifferenzen: Sekundenreste verfälschen. Runde mit RUNDEN(D2*1440;0)/1440.

Häufige Fragen

Wie rechne ich Minuten in Stunden um?

Teile durch 60 für Dezimalstunden oder durch 1440 für das Excel-Zeitformat.

Wie addiere ich Stunden zu einer Uhrzeit?

Mit =A1+ZEIT(2;30;0) addierst du zwei Stunden und dreißig Minuten.

Warum zeigt Excel 00:00 statt 24:00?

Das Format hh:mm beginnt nach 24 Stunden von vorn. Nutze [h]:mm.

Gibt es eine Vorlage?

Ja, du kannst die Mappe als Vorlage speichern. Das Prinzip ist wie bei einer Word-Vorlage, nur mit der Endung xltx.