Excel-Tabelle drucken: Druckbereich, Skalierung, Titelzeilen

Die Beschreibung gilt für aktuelle Excel-Versionen unter Windows. Bezeichnungen im Menüband können je nach Version leicht abweichen. Die Einstellungen werden pro Tabellenblatt gespeichert und gelten beim nächsten Öffnen der Datei weiter.

Erst die Druckvorschau ansehen

Bevor du auf „Drucken“ klickst, siehst du dir das Ergebnis an. Mit Strg+P öffnest du die Druckansicht, die rechts die Vorschau zeigt. Unten steht die Seitenzahl, und mit den Pfeilen blätterst du durch. So erkennst du sofort, ob Spalten abgeschnitten werden oder leere Seiten entstehen. Die Vorschau spart Papier, weil du Fehler vor dem Druck bemerkst.

Für eine Gesamtansicht hilft die Seitenumbruchvorschau. Du findest sie unter „Ansicht“ und „Seitenumbruchvorschau“. Dort zeigen blaue Linien, wo Excel Seiten trennt, und graue Bereiche liegen außerhalb des Druckbereichs.

Druckbereich festlegen

Standardmäßig druckt Excel alle Zellen mit Inhalt. Möchtest du nur einen Ausschnitt, legst du einen Druckbereich fest. Markiere den gewünschten Bereich, öffne „Seitenlayout“, „Druckbereich“ und „Druckbereich festlegen“. Excel druckt dann nur diese Zellen. Zum Aufheben wählst du „Druckbereich aufheben“.

Du kannst auch mehrere Bereiche festlegen, indem du sie bei gedrückter Strg-Taste markierst. Jeder Bereich wird dann auf einer eigenen Seite gedruckt. Das ist sinnvoll, wenn du zum Beispiel eine Übersicht und eine Detailtabelle getrennt ausgeben willst. Zeilen, die ein Filter ausblendet, werden nicht mitgedruckt. Wie Filter funktionieren, steht in Excel: Tabelle sortieren und filtern.

Querformat, Ränder und Papiergröße

Breite Tabellen passen im Querformat besser auf die Seite. Du wählst es unter „Seitenlayout“ und „Ausrichtung“. Als Papier ist in Deutschland meist DIN A4 eingestellt. Über „Ränder“ legst du fest, wie viel Rand bleibt. „Schmal“ gewinnt Platz, „Breit“ lässt mehr Luft zum Abheften. Mit „Seite einrichten“ und dem Reiter „Seitenränder“ kannst du die Tabelle zusätzlich horizontal oder vertikal zentrieren, was bei kleinen Tabellen besser aussieht.

Skalierung: Alles auf eine Seite bringen

Die häufigste Ursache für zerrissene Ausdrucke ist eine Tabelle, die breiter als die Seite ist. Dagegen hilft die Skalierung. Öffne „Datei“, „Drucken“ und wähle unten in den Einstellungen „Alle Spalten auf einer Seite darstellen“. Excel verkleinert die Ansicht so, dass die Breite passt. Die Zeilen laufen dann über mehrere Seiten, was meist gewünscht ist.

Alternativ stellst du unter „Seitenlayout“ bei „Breite“ den Wert „1 Seite“ und bei „Höhe“ den Wert „Automatisch“ ein. Achte darauf, dass die Verkleinerung nicht zu stark wird. Unter etwa 70 Prozent wird die Schrift schwer lesbar. In diesem Fall wechsle ins Querformat oder kürze die Tabelle. Eine feste Prozentangabe wählst du bei „Skalierung“ und „Anpassen“.

Seitenumbrüche kontrollieren

Excel setzt automatische Seitenumbrüche, wenn eine Seite voll ist. Das kann mitten in einer Zeilengruppe passieren. Du kannst manuelle Umbrüche einfügen, indem du die Zeile markierst, vor der eine neue Seite beginnen soll, und „Seitenlayout“, „Umbrüche“ und „Seitenumbruch einfügen“ wählst. In der Seitenumbruchvorschau lassen sich die blauen Linien auch mit der Maus verschieben. Zum Entfernen wählst du „Alle Seitenumbrüche zurücksetzen“.

Titelzeilen auf jeder Seite wiederholen

Bei langen Tabellen fehlt auf den Folgeseiten die Überschriftenzeile. Das macht den Ausdruck schwer lesbar. Mit Drucktiteln wiederholst du sie automatisch.

1. Öffne „Seitenlayout“ und „Drucktitel“.
2. Klicke im Feld „Wiederholungszeilen oben“ und markiere die Überschriftenzeile in der Tabelle.
3. Bei Bedarf trägst du bei „Wiederholungsspalten links“ eine Spalte ein, etwa die Namen.
4. Bestätige mit „OK“ und kontrolliere die Vorschau.

Kopf- und Fußzeile mit Seitenzahl

Kopf- und Fußzeilen geben dem Ausdruck Orientierung. Öffne „Einfügen“ und „Kopf- und Fußzeile“. Excel wechselt in die Seitenlayoutansicht und du klickst in einen der drei Bereiche links, Mitte oder rechts. Über die Schaltflächen im Menüband fügst du Seitenzahl, Datum, Uhrzeit oder Dateinamen ein. Beliebt ist die Kombination „Seite 1 von 5“. Auch ein Firmenname oder Titel lässt sich eintragen. Mit „Erste Seite anders“ unterdrückst du die Kopfzeile auf der Titelseite.

Wie Seitenzahlen in Word gesetzt werden, zeigt Word: Inhaltsverzeichnis und Seitenzahlen einrichten. Das Prinzip ist ähnlich.

Gitternetz, Farben und Lesbarkeit

Das graue Gitternetz am Bildschirm wird standardmäßig nicht gedruckt. Wenn du es sehen möchtest, aktivierst du unter „Seitenlayout“ bei „Gitternetzlinien“ das Häkchen bei „Drucken“. Oft sieht die Tabelle mit einfachen Rahmen aber sauberer aus. Setze Rahmen gezielt unter Überschriften und Summenzeilen. Bei farbigen Füllungen prüfe, wie sie in Schwarzweiß wirken, und nutze im Zweifel helle Farben. Weitere Hinweise zu Druckeinstellungen enthält Doppelseitig drucken.

Praxis: Tabelle in sechs Schritten druckfertig machen

Öffne die Seitenumbruchvorschau und prüfe, wie viele Seiten entstehen. Lege den Druckbereich fest. Stelle das Querformat ein, wenn die Tabelle breit ist. Wähle „Alle Spalten auf einer Seite darstellen“. Trage die Überschriftenzeile bei den Drucktiteln ein. Füge eine Fußzeile mit Seitenzahl ein und kontrolliere zum Schluss die Druckvorschau Seite für Seite.

Als PDF ausgeben statt drucken

Wenn du die Tabelle verschicken oder archivieren willst, ist PDF die bessere Wahl. Wähle unter „Datei“ und „Exportieren“ die Option „PDF/XPS-Dokument erstellen“ oder drucke auf den Drucker „Microsoft Print to PDF“. Wie du ihn aktivierst, steht in Als PDF speichern unter Windows 11. Die Einstellungen aus der Druckvorschau gelten für die PDF-Datei genauso.

Mehrere Blätter und Diagramme drucken

Standardmäßig druckt Excel das aktive Blatt. Mit „Gesamte Arbeitsmappe drucken“ druckst du alle Blätter, mit gedrückter Strg-Taste markierst du mehrere Blätter gezielt. Diagramme werden mit gedruckt, wenn sie im Druckbereich liegen. Achte darauf, dass sie nicht über einen Seitenumbruch ragen. Wie du Diagramme sauber gestaltest, steht in Excel-Diagramm erstellen. Pivot-Auswertungen druckst du genauso, siehe Excel-Pivot-Tabelle erstellen.

Wenn es nicht klappt: typische Stolperfallen

• Leere Seiten werden gedruckt: Formatierungen oder Leerzeichen in leeren Zellen vergrößern den Bereich. Lege einen Druckbereich fest.
• ###### im Ausdruck: Die Spalte ist zu schmal für die Zahl. Verbreitere sie.
• Spalten fehlen: Sie sind ausgeblendet oder liegen außerhalb des Druckbereichs.
• Drucker wählt falsches Format: Prüfe Papiergröße und Standarddrucker, siehe Standarddrucker festlegen.
• Druckauftrag hängt: Leere die Warteschlange, wie in Druckauftrag hängt beschrieben.

Häufige Fragen

Wie drucke ich nur markierte Zellen?

Markiere die Zellen, wähle in der Druckansicht unter den Einstellungen „Markierung drucken“.

Warum druckt Excel eine Tabelle auf mehrere Seiten?

Die Tabelle ist breiter oder länger als eine Seite. Nutze Querformat und Skalierung.

Kann ich Formeln statt Ergebnissen drucken?

Ja. Über „Formeln“ und „Formeln anzeigen“ blendest du die Formeln in den Zellen ein und druckst sie.

Wie drucke ich ein Blatt doppelseitig?

Wähle in der Druckansicht die doppelseitige Ausgabe, wenn der Drucker sie unterstützt. Sonst hilft der manuelle Weg.

Gibt es das auch in LibreOffice?

Ja, dort stellst du über „Format“ und „Seite“ Bereich, Skalierung und Kopfzeilen ein. Siehe LibreOffice statt Microsoft Office.