Fax heute: Senden und Empfangen per Fritzbox, App oder online

Fax ist nicht tot: Praxen, Ämter und Firmen verlangen es weiterhin. Du brauchst dafür kein eigenes Gerät, denn Fritzbox, Online-Dienste und Apps erledigen das als PDF per E-Mail.

Du erfährst, welche Wege es gibt, wie du die Fritzbox einrichtest, einen Online-Dienst auswählst, Dokumente richtig vorbereitest und wann eine sichere Alternative besser ist.

Warum Fax noch gebraucht wird und welche Wege es gibt

Fax gilt als überholt, taucht aber im Alltag immer wieder auf: Arztpraxen, Behörden, Hausverwaltungen oder Firmen verlangen oder bevorzugen eine Faxnummer. Wer kein Faxgerät besitzt, muss deshalb nicht extra eines kaufen. Es gibt drei Wege, Faxe zu senden und zu empfangen, und jeder passt zu einem anderen Bedarf.

Wichtig: Ein Fax ist nicht verschlüsselt und kann an die falsche Nummer gehen. Sende sensible Daten nur, wenn es nicht anders geht, und prüfe die Nummer sorgfältig. Wo möglich, ist verschlüsselte E-Mail oder ein sicheres Portal die bessere Wahl.

Wenn du selten faxt, dann nutze einen Online-Dienst ohne Abo. Wenn du häufig faxt, dann prüfe Fritzbox oder Paket.

Fax mit der Fritzbox einrichten

Viele Fritzboxen haben eine eingebaute Faxfunktion, die Faxe als PDF empfängt und per E-Mail weiterleitet oder im Speicher ablegt. Das Senden funktioniert über ein Windows-Programm, einen Druckertreiber oder die Weboberfläche, je nach Modell. Voraussetzung ist ein Telefonanschluss mit einer Rufnummer, die Fax unterstützt. Bei reinen IP-Anschlüssen sind Faxe nicht immer zuverlässig, weil das Verfahren für Telefonleitungen entworfen wurde.

1. Öffne die Oberfläche der Fritzbox im Browser und gehe in den Bereich Telefonie.
2. Lege eine Faxfunktion an und wähle die Rufnummer aus, auf der Faxe ankommen sollen.
3. Trage die E-Mail-Adresse ein, an die empfangene Faxe als PDF gehen sollen.
4. Lege fest, ob Faxe zusätzlich im Speicher der Fritzbox abgelegt werden.
5. Richte zum Senden das passende Programm oder die Druckerfunktion am PC ein, wie es die Anleitung deines Modells beschreibt.
6. Teste mit einer Seite und prüfe Sendebericht und Eingang.

Allgemeine Hinweise zur Telefonie findest du in FRITZ!Box Telefonie einrichten: Rufnummer, DECT, Anrufbeantworter. Beachte, dass Fax über Internettelefonie nicht immer stabil läuft und Seiten verlorengehen können.

Wenn du einen reinen IP-Anschluss hast, dann teste das Fax ausgiebig. Wenn Seiten fehlen, dann nutze einen Online-Dienst.

Online-Faxdienste und Fax-Apps

Wer keine Fritzbox hat oder nur selten faxt, nutzt einen Online-Dienst. Du lädst das Dokument hoch, gibst die Faxnummer ein und der Dienst versendet es. Für den Empfang bekommst du eine Fax-Nummer, auf der Eingänge per E-Mail ankommen. Viele Anbieter arbeiten mit Guthaben, Paketen oder Abo.

• Prüfe die Kosten: Manche Dienste verlangen pro Seite, andere eine Grundgebühr. Achte auf automatische Verlängerung.
• Achte auf den Standort der Server und die Angaben zum Umgang mit den Dokumenten.
• Nutze nach Möglichkeit Zwei-Faktor-Anmeldung für das Konto.
• Lösche versendete Dokumente beim Dienst, wenn die Funktion angeboten wird.
• Teste vor wichtigen Sendungen mit einer harmlosen Seite.

Für unterwegs gibt es Apps, die Fotos oder Scans in ein PDF verwandeln und über den Dienst versenden. Gute Scans erstellst du mit den Tipps aus Dokumente mit dem Handy scannen: Gute PDFs ohne Scanner.

Wenn du sensible Daten senden sollst, dann frage nach einem sicheren Portal. Wenn Fax unvermeidlich ist, dann prüfe die Nummer doppelt und rufe an.

Ein Fax vorbereiten und senden

Ein Fax wird in niedriger Auflösung übertragen. Dünne Linien und kleine Schrift gehen verloren. Bereite das Dokument entsprechend vor, damit der Empfänger alles lesen kann.

1. Erstelle das Dokument als PDF oder scanne es in Schwarzweiß mit etwa 200 dpi.
2. Verwende eine Schriftgröße von mindestens 11 Punkt und vermeide Hellgrau, Farbverläufe und Hintergrundbilder.
3. Füge ein Deckblatt mit Absender, Empfänger, Datum und Seitenzahl hinzu.
4. Prüfe die Faxnummer doppelt. Eine Zahl daneben schickt dein Dokument an Fremde.
5. Sende das Fax und warte auf den Sendebericht. Bewahre ihn als Nachweis auf.
6. Rufe bei wichtigen Sendungen an und frage, ob alles angekommen ist.

Wenn du unterwegs bist, dann nutze eine App mit Scan-Funktion. Wenn Qualität leidet, dann scanne bei gutem Licht.

Alternativen: Wann Fax nicht nötig ist

Oft genügt eine Alternative. Viele Praxen und Ämter nehmen Dokumente über E-Mail, Portale oder Apps an. Frage ruhig nach, ob es einen sicheren digitalen Weg gibt. Wer nur Unterlagen abgeben will, hat damit weniger Aufwand und mehr Sicherheit.

• Sichere Portale: Viele Einrichtungen bieten ein Upload-Formular an.
• Verschlüsselte E-Mail: Für sensible Dokumente besser als ein ungeschütztes Fax.
• Persönliche Abgabe oder Post: Bei Originalen mit Unterschrift weiterhin üblich.
• Digitale Unterschrift: Siehe Digitale Unterschrift: Verträge online sicher signieren.
• Behördenwege: Viele Anträge laufen über Nutzerkonten, siehe Behördengänge digital: Nutzerkonto, Online-Ausweis und Unterlagen.

Wenn du dennoch faxen musst, lohnt eine einfache Lösung, die du dauerhaft pflegen kannst, statt eines Geräts, das im Schrank verstaubt.

Wenn das Fax unleserlich ankommt, dann erhöhe Kontrast und Schriftgröße. Wenn es bleibt, dann sende mit höherer Auflösung oder per E-Mail.

Was das Fax nicht leistet

• Funktionen und Menüs unterscheiden sich je nach Fritzbox-Modell, Anschluss und Anbieter.
• Fax über Internettelefonie ist nicht in jedem Fall zuverlässig.
• Ein Fax ist nicht verschlüsselt und eignet sich schlecht für sensible Daten.
• Preise und Bedingungen der Online-Dienste ändern sich, prüfe sie vor der Nutzung.
• Welche Form eine Behörde oder Praxis akzeptiert, klärst du direkt mit ihr.

Wenn es nicht klappt: typische Stolperfallen

Empfangene Faxe kommen nicht an

Das siehst du: Es kommt keine E-Mail mit PDF, obwohl der Absender das Fax versandt hat.

Mögliche Ursache: Die Faxfunktion ist nicht aktiviert, die Rufnummer falsch zugeordnet oder die E-Mail-Einstellung der Fritzbox stimmt nicht.

So löst du es: Prüfe in der Fritzbox, ob die Faxfunktion aktiv ist und die richtige Rufnummer nutzt. Kontrolliere die E-Mail-Adresse und den Spam-Ordner und teste mit einem Probefax vom Handy-Dienst.

Fax bricht mitten in der Übertragung ab

Das siehst du: Das Fax wird nur zum Teil gesendet, Seiten fehlen oder der Bericht meldet einen Fehler.

Mögliche Ursache: Über Internettelefonie kann es zu Paketverlusten kommen, oder die Gegenstelle ist schlecht erreichbar.

So löst du es: Stelle in der Fritzbox die Fax-Optionen auf robuste Einstellungen, versuche es zu einer anderen Tageszeit erneut und nutze im Zweifel einen Online-Dienst, der Wiederholversuche automatisch erledigt.

Fax kommt unleserlich an

Das siehst du: Der Empfänger meldet, dass Text verschwommen oder abgeschnitten ist.

Mögliche Ursache: Niedrige Auflösung, kleine Schrift oder hellgraue Vorlagen werden beim Faxen stark verschlechtert.

So löst du es: Erhöhe Kontrast und Schriftgröße, scanne in Schwarzweiß und sende bei Bedarf in höherer Auflösung. Ein Deckblatt mit Seitenzahl hilft, fehlende Seiten schnell zu bemerken.

Online-Dienst verlangt unerwartet Geld

Das siehst du: Auf der Abrechnung stehen Beträge, die du nicht erwartet hast.

Mögliche Ursache: Ein Probeabo wurde nicht beendet, oder das Konto verlängert sich automatisch.

So löst du es: Prüfe Zahlungen und Verträge, kündige das Abo über die Kontoeinstellungen und kontrolliere die Kündigungsbestätigung. Achte künftig auf Hinweise zu automatischer Verlängerung, bevor du bestätigst.

Faxnummer wird nicht erreicht

Das siehst du: Es meldet sich ein Sprachton oder niemand, und das Fax geht nicht raus.

Mögliche Ursache: Die Nummer ist falsch, das Gerät der Gegenseite ausgeschaltet oder besetzt.

So löst du es: Prüfe die Nummer, rufe die Stelle an und frage, ob das Gerät erreichbar ist. Versuche es später erneut oder frage nach einem anderen Weg wie E-Mail oder Portal.

Häufige Fragen

Brauche ich ein Faxgerät?

Nein. Mit Fritzbox, Online-Dienst oder App sendest und empfängst du Faxe als PDF.

Ist Fax sicher?

Nur begrenzt. Es ist nicht verschlüsselt, und eine falsche Nummer sendet an Fremde. Für Sensibles bevorzuge sichere Portale oder verschlüsselte E-Mail.

Was kostet ein Online-Fax?

Das hängt vom Anbieter ab: pro Seite, als Paket oder als Abo. Prüfe Kosten und Laufzeit vor der Anmeldung.

Funktioniert Fax mit Internettelefonie?

Meist ja, aber nicht immer stabil. Bei Problemen hilft ein Online-Dienst.

Wie lange bewahre ich den Sendebericht auf?

Solange du den Versand belegen könntest, mindestens bis die Angelegenheit erledigt ist.