Word Abschlussarbeit formatieren: Verzeichnisse und Fußnoten

Die Beschreibung gilt für Word unter Windows in aktuellen Versionen. Menüs und Bezeichnungen können leicht abweichen. Die Vorgaben deiner Hochschule oder Schule gehen immer vor. Die Werte in diesem Beitrag sind übliche Beispiele, keine verbindlichen Regeln.

Zuerst die Vorgaben klären

Bevor du die erste Zeile schreibst, sammle die Formalien. Fast jede Hochschule und jeder Lehrstuhl hat ein Merkblatt. Typische Angaben sind der Seitenrand, die Schriftart und Größe, der Zeilenabstand, die Zitierweise, der Umfang, die Reihenfolge der Bestandteile und die Abgabeform (gedruckt, PDF oder beides). Notiere dir die Punkte oder lege eine kurze Datei als Gedächtnisstütze an.

Fehlt eine Vorgabe, frage nach, statt zu raten. Eine spätere Änderung des Layouts ist mit sauberen Formatvorlagen meist in Minuten erledigt. Mit Leerzeichen und von Hand gesetzten Absätzen kann sie dagegen einen ganzen Abend kosten, wie in Word-Layout ohne Leertasten beschrieben.

Seitenränder, Schrift und Zeilenabstand

Öffne die Registerkarte „Layout“ und klicke auf „Seitenränder“, dann auf „Benutzerdefinierte Seitenränder“. Häufig verlangt werden etwa 2,5 Zentimeter ringsum, bei Papierabgaben teils ein breiterer Rand links für die Bindung. Danach stellst du die Schrift in der Formatvorlage „Standard“ ein, zum Beispiel eine gut lesbare Schrift in elf oder zwölf Punkt, und den Zeilenabstand, etwa 1,5 Zeilen. Beides legst du im Absatzdialog fest.

Für den Blocksatz schaltest du die automatische Silbentrennung ein: „Layout“, „Silbentrennung“, „Automatisch“. Sonst entstehen im Blocksatz große Lücken zwischen den Wörtern. Prüfe am Ende einzelne Seiten, ob Trennungen sinnvoll aussehen.

Formatvorlagen statt Handarbeit

Formatvorlagen sind das Rückgrat jeder langen Arbeit. Du formatierst Überschriften nicht einzeln mit Fettdruck und Größe, sondern wendest „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ und „Überschrift 3“ an. Änderst du später die Optik einer Ebene, passt sich die ganze Arbeit an. Außerdem erzeugt Word nur aus echten Überschriften ein Inhaltsverzeichnis.

Passe die Vorlagen an: Rechtsklick auf die Vorlage im Menüband, „Ändern“. Dort stellst du Schrift, Größe, Abstand vor und nach dem Absatz sowie den Absatzdialog ein. Lege auch gleich eine Vorlage für Beschriftungen von Abbildungen und Tabellen sowie für Fußnotentext fest. Besonders wichtig ist die Vorlage „Standard“ für den Fließtext. Mehr zu den Grundlagen findest du in Word: Inhaltsverzeichnis und Seitenzahlen einrichten.

Überschriften nummerieren

Die Gliederung 1, 1.1, 1.1.1 entsteht automatisch, wenn du die Nummerierung mit den Überschriftenvorlagen verknüpfst. Gehe so vor:

1. Klicke in eine Überschrift der ersten Ebene.
2. Wähle in der Registerkarte „Start“ die Schaltfläche „Mehrstufige Liste“ und dann „Neue mehrstufige Liste definieren“.
3. Klicke auf „Mehr“ und weise jeder Ebene die passende Formatvorlage zu: Ebene 1 gehört zu „Überschrift 1“, Ebene 2 zu „Überschrift 2“ und so weiter.
4. Lege Nummerierungsformat, Einzug und Abstand fest und bestätige.

Ab jetzt nummeriert Word jede Überschrift selbst. Verschiebst du ein Kapitel, ändern sich die Nummern von allein. Typisch sind drei bis vier Ebenen. Zu tiefe Gliederungen machen den Text unübersichtlich.

Abschnitte und Seitenzahlen: römisch und arabisch

Häufig soll die Titelseite keine Seitenzahl tragen, die Verzeichnisse römische Ziffern und der Haupttext arabische Zahlen ab Seite 1. Dazu teilst du das Dokument in Abschnitte.

1. Setze den Cursor an das Ende der Titelseite und wähle „Layout“, „Umbrüche“, „Abschnittsumbruch (nächste Seite)“. Wiederhole das vor dem Haupttext.
2. Doppelklicke in die Fußzeile des zweiten Abschnitts. Schalte in den Kopf- und Fußzeilentools „Mit vorheriger verknüpfen“ aus.
3. Füge über „Einfügen“ und „Seitenzahl“ die Zahl ein. Rechtsklick auf die Zahl, „Seitenzahlen formatieren“ und das Format wählen, etwa römisch.
4. Wiederhole das im Abschnitt des Haupttexts. Wähle arabische Ziffern und stelle bei „Beginnen bei“ den Wert 1 ein.
5. Auf der Titelseite lässt du die Fußzeile leer oder aktivierst „Erste Seite anders“.

Inhaltsverzeichnis und Abbildungsverzeichnis

Wenn die Überschriften als Formatvorlagen vorliegen, fügst du unter „Verweise“ und „Inhaltsverzeichnis“ ein automatisches Verzeichnis ein. Passe die Ebenen über „Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis“ an. Nach jeder Änderung am Text aktualisierst du es mit Rechtsklick und „Felder aktualisieren“ oder mit der Taste F9. Wähle „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren“, damit auch Seitenzahlen stimmen.

Für Abbildungen und Tabellen markierst du jedes Bild und wählst „Verweise“, „Beschriftung einfügen“. Word zählt die Abbildungen selbständig durch. Anschließend erstellst du mit „Abbildungsverzeichnis einfügen“ eine Liste. Das gelingt nur mit echten Beschriftungen, nicht mit Text, den du von Hand tippst.

Fußnoten und Querverweise

Eine Fußnote fügst du mit Strg+Alt+F ein oder über „Verweise“ und „Fußnote einfügen“. Word setzt die hochgestellte Zahl und springt an den Seitenfuß. Die Nummern werden automatisch angepasst, wenn du Fußnoten verschiebst oder löschst. Die Formatvorlage „Fußnotentext“ steuert Schrift und Abstand. Wenn deine Hochschule Endnoten bevorzugt, nutzt du Strg+Alt+D.

Für Hinweise wie „siehe Abbildung 3“ oder „vgl. Kapitel 2.1“ verwendest du Querverweise: „Verweise“, „Querverweis“. Wählst du als Verweistyp „Abbildung“ oder „Überschrift“, übernimmt Word die aktuelle Nummer. Ändert sich die Nummerierung, aktualisierst du alles mit Strg+A und F9.

Literaturverzeichnis und Zitate

Word bringt eine einfache Literaturverwaltung mit. Unter „Verweise“ erfasst du über „Zitat einfügen“ jedes Buch und jeden Aufsatz als neuen Eintrag mit allen Angaben. Du wählst bei „Zitierstil“ eine Vorlage, und Word erzeugt Zitate und ein Literaturverzeichnis. Die eingebauten Stile decken allerdings nicht jede deutsche Zitierweise ab. Die Vorgaben vieler Fächer verlangen eine eigene Form, die du nur mit Mühe nachbaust.

Bei einer längeren Arbeit lohnt sich ein Literaturverwaltungsprogramm. Zotero ist kostenlos, andere Programme stellt oft die Hochschule bereit. Sie liefern fertige Zitierstile und fügen Zitate über ein Zusatzmenü in Word ein. Wer ohne Programm arbeitet, sollte alle Angaben einheitlich nach einem Muster aufschreiben und das Verzeichnis alphabetisch sortieren, indem er die Absätze markiert und „Start“ und „Sortieren“ nutzt.

Tabellen und Abbildungen sauber einbinden

Tabellen fügst du über „Einfügen“ ein und beschriftest sie wie Abbildungen. Aktiviere bei Zeilen die Option „Zeilenumbruch an Seitenende zulassen“ nur, wenn es nötig ist, und wiederhole die Überschriftenzeile über Seiten hinweg mit „Als Überschriftenzeile wiederholen“. Diagramme aus Excel kopierst du als Bild oder verknüpfst sie. Wie du Diagramme gestaltest, zeigt Excel-Diagramm erstellen.

Setze Bilder „mit Text in Zeile“, damit sie wie ein großes Zeichen im Text stehen und nicht beim Bearbeiten wegspringen. Komprimiere sehr große Fotos über „Bildformat“ und „Bilder komprimieren“, sonst wird die Datei groß und träge.

Sichern und Versionen verwalten

Eine Abschlussarbeit ist zu wichtig, um sie nur an einer Stelle zu speichern. Lege eine Sicherungskopie auf einem zweiten Medium oder in der Cloud an, nach dem Prinzip aus Backup-Strategie für den PC. Speichere vor großen Änderungen eine neue Version, etwa mit Datum im Dateinamen. Wenn die Datei einmal nicht gespeichert wurde, hilft Word-Datei nicht gespeichert. Aktiviere in Word die AutoWiederherstellung mit kurzen Zeitabständen.

Abgabe als PDF vorbereiten

Vor der Abgabe aktualisierst du alle Felder mit Strg+A und F9, prüfst Verzeichnisse und Seitenzahlen und siehst dir die Gliederung im Navigationsbereich an: „Ansicht“, „Navigationsbereich“. Die Wörter zählst du über „Überprüfen“ und „Wörter zählen“. Anschließend exportierst du die Arbeit als PDF über „Datei“, „Exportieren“, „PDF/XPS-Dokument erstellen“. Wenn die Hochschule ein Archivformat verlangt, wähle in den Optionen „ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A)“. Hinweise zum Speichern als PDF gibt Als PDF speichern unter Windows 11.

Prüfe das PDF noch einmal Seite für Seite. Schriften, Umbrüche und Bilder können sich beim Export anders verhalten als in Word. Bei Papierabgaben drucke vorab eine Probeseite mit den echten Rändern.

Typische Stolperfallen

• Verzeichnis zeigt falsche Seitenzahlen: Das Feld wurde nicht aktualisiert. Aktualisiere das gesamte Verzeichnis.
• Überschrift fehlt im Verzeichnis: Sie ist von Hand formatiert und trägt keine Überschriftenvorlage.
• Seitenzahl springt oder fehlt: Die Verknüpfung mit dem vorherigen Abschnitt ist noch aktiv.
• Leere Seite vor einem Kapitel: Ein überflüssiger Absatz oder Umbruch steht davor. Zeige die Formatierungszeichen an.
• Datei wird langsam: Große Bilder und viele Textfelder bremsen. Komprimiere Bilder und nutze statt Textfeldern Tabellen.
• Nummerierung springt: Nummern wurden von Hand getippt. Nutze die mehrstufige Liste.

Häufige Fragen

Sollte ich die Arbeit in mehrere Dateien aufteilen?

Meist ist eine einzige Datei besser. Verzeichnisse, Querverweise und Nummern funktionieren dann zuverlässig. Bei sehr großen Arbeiten lohnt sich vorab ein Blick auf die Vorgaben.

Wie bekomme ich eine Seite im Querformat?

Setze davor und danach einen Abschnittsumbruch und stelle für den mittleren Abschnitt unter „Layout“ die Ausrichtung auf Querformat. Verknüpfe die Fußzeile nicht mit dem vorherigen Abschnitt, wenn die Seitenzahl anders stehen soll.

Warum springt mein Text nach dem Einfügen eines Bildes?

Das Bild ist als frei schwebendes Objekt eingefügt. Wähle den Textumbruch „Mit Text in Zeile“.

Reicht Word oder brauche ich ein Satzprogramm?

Für die meisten Arbeiten reicht Word mit sauberen Formatvorlagen. Für mathematische Fächer mit vielen Formeln greifen manche zu LaTeX. Frage nach den Vorgaben deines Fachs.

Funktioniert das auch in LibreOffice?

Writer kennt Formatvorlagen, Abschnitte, Verzeichnisse und Fußnoten. Die Menüs unterscheiden sich, siehe LibreOffice statt Microsoft Office.