Word-Vorlage erstellen: Formularfelder, Dropdown und Schutz

Die Beschreibung gilt für Word in Microsoft 365 und Word 2019 unter Windows. Die Registerkarte „Entwicklertools“ musst du einmalig einblenden, über „Datei“, „Optionen“, „Menüband anpassen“.

Dokument oder Vorlage: Der Unterschied

Ein normales Dokument speicherst du und öffnest es später wieder, um es zu bearbeiten. Eine Vorlage dagegen ist eine Mustervorlage. Beim Doppelklick öffnet Word nicht die Vorlage selbst, sondern eine unbenannte Kopie. Du füllst sie aus und speicherst sie als normales Dokument. Die Vorlage bleibt unverändert und steht für den nächsten Brief bereit. Vorlagen haben die Endung .dotx, solche mit Makros .dotm.

Vorlagen speichern alles, was ein Dokument ausmacht: Seitenformat, Ränder, Formatvorlagen, Kopf- und Fußzeilen, Schnellbausteine und Text. Wer die Layoutbasis sauber aufbaut, hat die Grundlage für alle Dokumente. Wie du Layouts ohne Leertasten baust, steht in Word-Layout ohne Leertasten.

Eine Vorlage erstellen und speichern

1. Erstelle ein neues Dokument und richte es ein: Ränder, Schriftart, Briefkopf mit Logo und Adressen, Fußzeile mit Kontaktdaten.
2. Schreibe Platzhaltertexte, etwa „Name des Empfängers“, „Betreff“, „Datum“. Später ersetzt du sie durch Felder.
3. Wähle „Datei“, „Speichern unter“ und bei „Dateityp“ den Eintrag „Word-Vorlage (*.dotx)“.
4. Word öffnet automatisch den Ordner „Benutzerdefinierte Office-Vorlagen“ im Ordner Dokumente. Lass den Ordner unverändert, damit die Vorlage unter „Persönlich“ auftaucht.
5. Gib einen sprechenden Namen und speichere.

Sichere den Vorlagenordner regelmäßig. Das ist ein wertvoller Bestand, den du bei einem neuen Rechner mitnehmen willst. Hinweise zum Umzug stehen in Daten vom alten auf den neuen PC übertragen. Eine Strategie für Sicherungen bietet Backup-Strategie für den PC.

Vorlage benutzen und finden

Starte Word und wähle „Datei“, „Neu“. Oben findest du „Persönlich“ oder „Benutzerdefiniert“, dort liegen deine Vorlagen. Ein Klick erzeugt ein neues Dokument auf Basis der Vorlage. Ist die Vorlage nicht zu sehen, liegt sie nicht im richtigen Ordner. Den Pfad prüfst du unter „Datei“, „Optionen“, „Speichern“, „Standardspeicherort für persönliche Vorlagen“. Alternativ doppelklickst du die .dotx-Datei im Explorer, auch dann entsteht eine Kopie.

Formatvorlagen als Fundament

Eine gute Vorlage setzt auf Formatvorlagen statt auf manuelle Formatierung. Passe „Standard“, „Überschrift 1“ und „Überschrift 2“ an: Schriftart, Größe, Abstände. Alles, was du darüber definierst, gilt im ganzen Dokument und lässt sich zentral ändern. Wer das beherrscht, kann später ein Inhaltsverzeichnis automatisch erzeugen, siehe Word Inhaltsverzeichnis einrichten. Für längere Dokumente mit Querformat und getrennten Kopfzeilen helfen Abschnitte, siehe Word Abschnitte und Querformat.

Verwende Schriften, die auf allen Rechnern vorhanden sind, oder bette sie ein. Wenn du eigene Schriften nutzt, installiere sie auf jedem Gerät, siehe Schriftarten installieren.

Inhaltssteuerelemente einfügen

Inhaltssteuerelemente sind Felder im Dokument, die der Anwender ausfüllt oder auswählt. Sie ersetzen die alten Formularfelder und funktionieren in Vorlagen und Dokumenten. Du findest sie auf der Registerkarte „Entwicklertools“ in der Gruppe „Steuerelemente“.

Setze den Cursor an die Stelle im Dokument, wähle das Element und überschreibe den Platzhaltertext. Mit dem Entwurfsmodus blendest du die Rahmen ein und kannst Inhalte und Eigenschaften bearbeiten. Schalte ihn danach wieder aus.

Eigenschaften und Sperren

Markiere ein Feld und klicke auf „Eigenschaften“. Dort legst du Folgendes fest:

• Titel: Erscheint als Beschriftung am Feld, etwa „Kundenname“.
• Tag: Eine interne Kennung, mit der du Felder in Makros oder Abfragen wiederfindest.
• Format: Schriftart und Stil des Inhalts.
• Das Inhaltssteuerelement kann nicht gelöscht werden: Schützt das Feld vor versehentlichem Entfernen.
• Inhalte können nicht bearbeitet werden: Das Feld ist nur Anzeige, etwa für feste Texte.
• Inhalt entfernen, wenn Platzhalter bearbeitet wird: Beim Anklicken wird der Platzhalter ausgewählt und überschrieben.

Der Platzhaltertext lässt sich ändern. Im Entwurfsmodus tippst du den neuen Hinweis ein, etwa „Hier Betreff eingeben“. Wähle klare Anweisungen, damit andere wissen, was gefragt ist.

Dropdown, Datum und Kontrollkästchen

Bei der Dropdownliste klickst du in den Eigenschaften auf „Hinzufügen“ und trägst jeden Eintrag ein. Der Anzeigename ist der sichtbare Text, der Wert die interne Entsprechung. Die Reihenfolge lässt sich verschieben. Beim Datumsfeld wählst du ein Format wie TT.MM.JJJJ und die Sprache. Das Kontrollkästchen zeigt standardmäßig ein X, in den Eigenschaften änderst du das Symbol.

Mit dem Bausteinkatalog bietest du fertige Textabsätze zur Auswahl an. Das ist praktisch für Standardtexte, etwa Schlussformeln oder Haftungshinweise. Texte, die rechtlich relevant sind, solltest du von einer fachkundigen Person prüfen lassen. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.

Dokumenteigenschaften und Felder

Mit Feldern wiederholst du Angaben an mehreren Stellen automatisch. Trage unter „Datei“, „Informationen“, „Eigenschaften“ einen Titel und einen Autor ein. Füge über „Einfügen“, „Schnellbausteine“, „Dokumenteigenschaft“ den Titel an beliebigen Stellen ein, etwa in der Kopfzeile. Wenn du den Titel änderst, aktualisieren sich alle Stellen. Mit dem Feld „Datum“ lässt sich ein aktuelles Datum einsetzen. Aktualisiere Felder mit F9. Mit „Alles auswählen“ und F9 aktualisierst du das gesamte Dokument.

Das gleiche Prinzip nutzt der Serienbrief, der Daten aus einer Excel-Liste in Felder einsetzt, siehe Word-Serienbrief erstellen. Die Adressliste führst du am besten als Tabelle, siehe Excel als Tabelle formatieren.

Schnellbausteine

Schnellbausteine speichern Text, Tabellen oder Grafiken zur Wiederverwendung. Markiere den Inhalt, wähle „Einfügen“, „Schnellbausteine“, „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern“. Gib einen Namen, einen Katalog und wähle als Speicherort deine Vorlage oder „Building Blocks“. Zum Einfügen tippst du den Namen und drückst F3, oder wählst ihn im Katalog. Das ist praktisch für Anreden, Adressblöcke und Textabschnitte. Das Autotext-Prinzip kennst du von Textvorschlägen, siehe auch Autokorrektur und Textvorschläge.

Formular schützen und weitergeben

1. Schalte den Entwurfsmodus aus.
2. Wähle „Entwicklertools“, „Bearbeitung einschränken“.
3. Aktiviere unter „Bearbeitungseinschränkungen“ die Option „Nur diese Art der Bearbeitung im Dokument zulassen“ und wähle „Ausfüllen von Formularen“.
4. Klicke auf „Ja, Schutz jetzt anwenden“ und vergib bei Bedarf ein Kennwort.
5. Teste das Formular: Nur die Felder sollten sich bearbeiten lassen.

Das Kennwort verhindert Änderungen am Aufbau, schützt aber keine vertraulichen Inhalte. Dazu dient ein Kennwort zum Öffnen, siehe Word und Excel Datei mit Passwort schützen. Schreibe das Kennwort auf, es lässt sich nicht einfach zurücksetzen. Für die Weitergabe als PDF gibt es eigene Formularfelder, siehe PDF ausfüllen und unterschreiben am PC. Ein ausgefülltes Dokument als PDF speicherst du wie in Als PDF speichern erklärt. Das Formular ist bei LibreOffice nicht immer vollständig bedienbar, siehe LibreOffice statt Microsoft Office.

Vorlage später ändern

Öffne die Vorlage nicht per Doppelklick, sondern in Word über „Datei“, „Öffnen“, wähle die .dotx-Datei und klicke auf „Öffnen“. Dann bearbeitest du das Original. Speichere mit Strg+S. Bestehende Dokumente, die auf der Vorlage basieren, übernehmen Layout-Änderungen nur, wenn die Vorlage mit dem Dokument verbunden ist. Du prüfst es unter „Entwicklertools“, „Dokumentvorlage“. Aktiviere dort „Formatvorlagen automatisch aktualisieren“, wenn Änderungen in alle Dokumente einfließen sollen. Das kann überraschen, nutze es bewusst.

Bei Änderungen an einer Vorlage, die mehrere Personen nutzen, halte einen Versionsstand fest. Ein kurzes Änderungsprotokoll am Ende der Datei hilft, siehe Word Änderungen nachverfolgen.

Beispiele: Brief, Rechnung, Protokoll

• Geschäftsbrief: Briefkopf mit Logo, Adressfeld, Betreff als Nur-Text-Feld, Datum als Datumsauswahl, Anrede als Dropdown. Fußzeile mit Kontaktdaten.
• Rechnung: Kopf mit Anschrift, Tabelle für Positionen, Felder für Rechnungsnummer und Datum. Pflichtangaben auf Rechnungen sind gesetzlich geregelt, lasse sie prüfen. Rechenwerk lieber in Excel führen und die Summe einfügen.
• Besprechungsprotokoll: Felder für Datum, Teilnehmer, Themen und Aufgabenliste mit Kontrollkästchen.
• Bewerbung: Anschreiben mit Platzhaltern. Für den Lebenslauf siehe Lebenslauf in Word erstellen.
• Antrag oder Formular im Verein: Eintrittsformular mit Datenschutzhinweis, Auswahlfeldern und Einwilligungs-Kontrollkästchen.

Typische Probleme

• Vorlage erscheint nicht unter Persönlich: Sie liegt im falschen Ordner. Prüfe den Speicherort der persönlichen Vorlagen.
• Felder lassen sich nicht ausfüllen: Der Entwurfsmodus ist aktiv, oder der Schutz sperrt den Bereich. Schalte den Entwurfsmodus aus.
• Format springt beim Ausfüllen: Das Feld hat ein anderes Format als der Fließtext. Stelle die Eigenschaften ein.
• Dropdown zeigt nur Platzhalter: Die Liste hat keine Einträge. Füge sie in den Eigenschaften hinzu.
• Änderungen an der Vorlage kommen nicht an: Das Dokument ist nicht verknüpft, oder die Option zum Aktualisieren ist aus.
• Kennwort vergessen: Das Dokument lässt sich nicht mehr ändern. Halte eine ungeschützte Sicherung bereit.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen dotx und docx?

docx ist ein normales Dokument, dotx eine Vorlage, die beim Öffnen eine Kopie erzeugt. Enthält die Vorlage Makros, heißt sie dotm.

Kann ich Vorlagen an Kollegen weitergeben?

Ja, schicke die .dotx-Datei. Der Empfänger legt sie in seinen Vorlagenordner oder doppelklickt sie.

Funktionieren die Felder in Word für das Web?

Die Anzeige klappt, die Bearbeitung ist eingeschränkt. Für komplexe Formulare nutze die Desktop-App.

Warum sind meine Kopfzeilen weg?

Die Kopfzeile gehört zum Abschnitt. Prüfe, ob die Verknüpfung zur vorherigen Seite noch aktiv ist.